Vea cómo Xerox® DocuShare® ayudó a una fábrica de muebles de 99 años a digitalizar 500.000 documentos

El cambio es difícil cuando llevas tanto tiempo en el mercado como Fairfield Chair. Pero la empresa sabía que necesitaba transformar sus procesos de trabajo para mantenerse a la cabeza en la era digital.

Como lo describió un empleado de Fairfield Chair: "Nos estábamos ahogando en el papel". Y era verdad.

Esta empresa familiar dedicada a la fabricación de muebles de 99 años de edad, con sede en Lenoir, Carolina del Norte, tenía todo un piso de oficinas lleno de más de 150 archivadores. Las respuestas a muchas preguntas importantes de los clientes estaban ahí en algún lugar, pero no eran fáciles de encontrar y compartir. Los empleados tenían que poner a las personas que llamaban en espera, caminar a otro piso para buscar el documento, y luego volver al teléfono para responder ciertas preguntas.

Si bien la empresa está arraigada en la tradición, ya que muchos de sus 425 empleados son de segunda o tercera generación, era hora de cambiar.

Fairfield Chair recurrió a Xerox para que les ayudara a pasar de un sistema analógico a uno digital. "Nuestro lema realmente no se trata de prescindir del papel, sino poner en práctica ese método", dice Jeremy Lukovich, vicepresidente de ventas de Xerox DocuShare. "Ayudamos a nuestros clientes a digitalizar y automatizar sus procesos de trabajo". Xerox® DocuShare® permite a los usuarios escanear los documentos en un sistema central de administración de contenidos en la nube, donde los documentos pueden medirse, gestionarse y almacenarse de forma segura para que los usuarios puedan acceder a ellos.

Al digitalizar 500.000 documentos, Fairfield Chair pudo deshacerse de esos archivadores y reducir su dependencia al antiguo sistema de archivos en papel. Integraron seis departamentos diferentes en una plataforma y liberaron el 40% del espacio físico para hacer lugar a nuevos miembros del personal: "Logramos deshacernos de ciento sesenta y cinco archivadores", cuenta el Director Financiero de Fairfield Chair, Jamie White.

Con el acceso instantáneo a la información en línea, los empleados de Fairfield Chair pueden ahora responder a los clientes más rápidamente y la empresa ha reducido sus costos de impresión en un 35 a 40%.

"Una de las cosas que siempre decimos en Fairfield es que siempre se ha hecho así, y el cambio es difícil", declara White. "Poder contar con un producto innovador que está a tu alcance nos ha hecho una mejor empresa".

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