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people in office with printer

Aplicación Archivador inteligente de Xerox®

Nunca pierda tiempo buscando documentos con un escaneado más inteligente.

¿Está listo para agregar estructura a un proceso de documentos sin estructurar?

Desde la correspondencia en papel hasta los contratos y las notas de entrega, tiene más datos en sus manos que horas en el día laboral, hasta ahora. Dé la bienvenida a la aplicación Archivador inteligente de Xerox, una aplicación impulsada por la inteligencia artificial (IA) que mantiene convenciones de denominación en toda su organización en función de sus preferencias. Esto significa menos errores, mayor consistencia y poca o ninguna intervención manual, de modo que pueda dedicar menos tiempo a buscar los documentos correctos y más tiempo a actuar con base en ellos. Creada para su dispositivo con tecnología Xerox® ConnectKey®, la aplicación Archivador inteligente utiliza la automatización avanzada para iniciar el archivado al sugerir el tipo, nombre y ubicación del documento. Así podrá enfocarse en su trabajo, en lugar de hacerlo en conjeturas o tareas innecesarias.

24%

El 24 % de los empleados pierde un día completo de productividad por semana en búsquedas de documentos.¹

Xerox Intelligent Filer App YouTube Video

Automatización inteligente

Icons representing an open envelope, money, and a document

Tipo de categoria

El primer paso fundamental es la lectura y comprensión de los atributos correctos del documento a fin de evaluar la categoría adecuada.

Icons representing an arrow and two folders

Carpeta

En función de la categoría, la IA sugiere la mejor carpeta de su repositorio que ofrece el acceso adecuado.

Icons representing an arrow and a computer monitor

Denominación

En función de las directivas de denominación definidas por la empresa, el documento se archiva con el nombre correcto. Esto reducirá el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, lo que impulsará la productividad de los empleados.

¿Qué hay en un nombre? Todo.

La aplicación Archivador inteligente elimina todas las conjeturas de nombrar, organizar y, en última instancia, encontrar documentos importantes. Ahora, todo su equipo puede rastrear rápidamente información importante que solía tomar horas o más.

l archivado aún debe realizarse. Ahora puede hacerlo de manera más inteligente y rápida.

La denominación de documentos debe ser inteligente, no subjetiva. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la gente trata de imaginar cómo llamar a un documento, cómo clasificarlo y dónde guardarlo. Y esto imposibilita que cualquier otra persona pueda acceder rápidamente al mismo. Mediante el uso de inteligencia artificial, la aplicación Archivador inteligente elimina las conjeturas de cada paso: desde la categorización, pasando por la colocación en carpetas y su confirmación, hasta la denominación mediante un estricto conjunto de reglas estandarizadas que también pueden usarse para hallar el documento con la misma facilidad. ¿El resultado? Menos tiempo dedicado a buscar los documentos que necesita.

Screenshot of a Document Type dropdown list

La categoría correcta

La IA evaluará y definirá la categoría según el contenido y la estructura del documento. A continuación se proponen todos los tipos de categorías:

  • Facturas

  • Recibos

  • Notas de entrega

  • Acuerdos

  • Estados de cuenta

  • Correspondencia

  • Diversos

Screenshot of a Browse Folders menu

La carpeta correcta

Cada categoría tiene una carpeta definida para el enrutamiento rápido. Los repositorios admitidos incluyen:

  • Microsoft OneDrive

  • Microsoft 365

  • Google Drive

  • Plataforma de administración de contenidos Xerox® DocuShare® Go

Screenshot of a file directory with a list of file names

El nombre perfecto

La estructura de denominación predefinida para el documento se llena automáticamente con los datos extraídos del documento, lo que reduce el tiempo en el dispositivo.

Su asistente en el lugar de trabajo está listo y esperándolo.

Simplifique los flujos de trabajo y domine los procesos complejos de cualquier entorno de oficina con las aplicaciones y los dispositivos con tecnología Xerox ConnectKey para su asistente en el lugar de trabajo.

Vea en la galería de aplicaciones

¹Source: ABBYY, 10 de noviembre de 2021

Xerox Intelligent Filer icon

Vea en la galería de aplicaciones

Finger touching app icons on an MFP user interface

Galería de aplicaciones de Xerox®

Descargue aplicaciones a su impresora o multifuncional con ConnectKey® y simplifique su trabajo.

Busy office with coworkers gathered around a Xerox MFP

Multifuncionales con tecnología ConnectKey®

Imprima, copie, escanee, envíe por fax y mucho más con una multifunción con la tecnología Xerox® ConnectKey®.

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