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Caso de estudio: 100 años -y 500 cajas- de registros en papel, ahora digitalizados

Family Service Toronto (FST) estaba tan ocupada atendiendo a los usuarios que dejó de lado sus propios problemas con el papel. Desde 1914, FST ha puesto en contacto a los habitantes de Toronto en apuros con el asesoramiento, desarrollo comunitario, defensa y educación pública. A lo largo de un siglo, los servicios y clientes de FST han ido creciendo, al igual que sus registros en papel. Y al final nos ha pedido ayuda.

El personal administrativo de FST solía realizar muchas entradas y validaciones manuales de datos, que consumían mucho tiempo y resultaban susceptibles de errores humanos. Dado que los volúmenes ingentes de documentos no dejaban de crecer, FST se dio cuenta de que se estaba quedando sin espacio en las oficinas y necesitaba una gran operación de limpieza.

Mediante la asociación estratégica de FST con Xerox Canadá, ayudamos a digitalizar su sistema de registros en papel, incluidas 500 cajas tipo archivo definitivo Banker Box. También instalamos y gestionamos una flota de dispositivos con tecnología Xerox® ConnectKey®, y aplicaciones automatizadas que ayudan a impulsar una serie de procesos empresariales diarios clave.

Aspectos más destacados de los resultados

Con la solución nueva Gestión de contenidos empresariales Xerox® implantada, FST espera un retorno de la inversión del 20 % en la digitalización de documentos en diversos departamentos, así como una reducción de los tiempos de auditoría y un aumento del espacio de oficina. Eche un vistazo a estos otros aspectos destacados:

  • Se consiguió el cumplimiento de los requisitos legislativos para la conservación de registros.

  • Se pudo digitalizar unas 500 cajas de archivos definitivos de registros en papel para facilitar el acceso y la recuperación eficiente.

  • Se ha diseñado la arquitectura de archivos y la estructura de metadatos en función de las necesidades de los usuarios. El personal utiliza ahora impresoras multifunción y escáneres de sobremesa para escanear e integrar documentos en un sistema de almacenamiento Xerox® DocuShare®, que se integra con las bases de datos de clientes, lo que permite un punto de acceso único.

  • Procesos automatizados en papel específicos para el popular programa Passport de FST. Antes, las facturas y recibos de Passport llegaban por fax y correo electrónico que se imprimían, procesaban, escaneaban y trituraban.

  • Se redujo el tiempo de procesamiento de las facturas del programa Passport en un 60 %, se logró una mejora de la precisión, se eliminó la introducción de datos duplicados y se convirtió la presentación de documentos manual acumulativa en un flujo de trabajo único y automatizado.

  • El nuevo portal de presentación de facturas incorpora un sistema de notificación por voz y texto que confirma los pagos de los clientes.

«En general, mejoraron enormemente nuestro servicio al cliente y nuestra capacidad».

– Vani Visva, director de finanzas y tecnología empresarial de FST

Descubra lo que una solución similar de Xerox podría hacer por su negocio.

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Xerox® DocuShare®

La forma más fácil de acceder, compartir y colaborar, en el lugar de trabajo o en la nube.

Perspectiva sobre administración de contenido empresarial

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Escaneado fácil e intuitivo con un enlace directo a los procesos de su negocio

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