Πώς η έξυπνη διαχείριση εγγράφων τροφοδοτεί την επιχειρηματική ανάπτυξη

Παρά τον ντόρο γύρω από το «Διαδίκτυο των Πραγμάτων», η πραγματικότητα είναι μία: Πέρα από ό,τι φαίνεται, οι εταιρείες λειτουργούν με έγγραφα.

Αν οι διαδικασίες είναι οι φλέβες του νευρικού συστήματος της εταιρείας σας, τότε τα έγγραφα είναι το αίμα που τρέχει μέσα σε αυτές.

Οι διαδικασίες υπάρχουν για να εξασφαλίζουν ότι οι σωστοί άνθρωποι ενημερώνονται για τα σωστά ζητήματα τη σωστή στιγμή. Κι αυτή η επικοινωνία γίνεται μέσω των εγγράφων.

Και πολύ συχνά, τα έγγραφά σας περιέχουν κρίσιμες εταιρικές πληροφορίες.

  • Τιμολόγια που επικοινωνούν τι χρωστάτε και τι σας χρωστούν.
  • Προσφορές που επικοινωνούν τι μπορείτε να κάνετε και τι θα κάνετε τελικά.
  • Προωθητικό υλικό που επικοινωνεί τι προβλήματα λύνετε για τους πελάτες σας.

Ακόμα και τα πιο ασήμαντα και απλά έγγραφα μπορεί να αποδειχθούν «κλειδιά» για τους στόχους της εταιρείας σας. Αποτελούν το πιο εύκολα αντιληπτό και διαχειρίσιμο μέρος της επικοινωνίας μιας εταιρείας.

Υπάρχει όμως ένα τεράστιο πρόβλημα: Οι περισσότερες εταιρείες δεν αντιμετωπίζουν σοβαρά τη διαχείριση των εγγράφων τους. Ιδιαίτερα όταν αναπτύσσονται με γρήγορους ρυθμούς.

Το οποίο σημαίνει ότι κατά την περίοδο έντονης ανάπτυξης, όταν η επικοινωνία μετράει περισσότερο από ποτέ και νέες οργανωτικές δομές διαμορφώνονται, εσείς μπορεί να χάνετε ευκαιρίες να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο που ξοδεύετε το 10% των εσόδων σας.

Συνήθως, η διαχείριση των εγγράφων δεν παραβλέπεται λόγω αμέλειας, αλλά γιατί δεν θεωρείται σοβαρή υπόθεση.

Ο ρόλος του ΙΤ στη διαχείριση των εγγράφων

Αν είστε ο υπεύθυνος του ΙΤ σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, πιθανόν να ξοδεύετε όλο το χρόνο σας για να ανταποκρίνεστε σε προβλήματα που προκύπτουν, να υποστηρίζετε νέα στελέχη και να διαχειρίζεστε τις υποδομές λειτουργώντας με ιλιγγιώδεις ταχύτητες.

Έτσι, αν δείτε κάποια έγγραφα παρατημένα στον εκτυπωτή, είναι λογικό να μην σας απασχολήσουν ιδιαίτερα. Αλλά αν το σκεφτείτε καλύτερα, ίσως θα έπρεπε να αναρωτηθείτε για κάποια πράγματα.

  • Είναι εμπιστευτικά αυτά τα έγγραφα που βρίσκονται εκεί εκτεθειμένα;
  • Μπορεί κάποιος να μην έχει μια σημαντική τροποποίηση ενός εγγράφου, η οποία περιμένει στον εκτυπωτή αντί να βρίσκεται στο γραφείο του;
  • Ξέρουν άραγε οι υπάλληλοι πόσο πολύ κοστίζει το μελάνι και το χαρτί για την εταιρεία;

Κι όλα αυτά μόνο για τα παρατημένα έγγραφα. Στην πραγματικότητα, οι επιπτώσεις της κακής διαχείρισης εγγράφων επηρεάζουν κάθε άτομο και κάθε διαδικασία μέσα στην εταιρεία.

Εάν είστε ο υπεύθυνος του ΙΤ σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση και θέλετε να κάνετε πραγματικά τη διαφορά, η διαχείριση των εγγράφων είναι ένα καλό σημείο για να ξεκινήσετε.

Δείτε από πού προέρχονται τα έγγραφα, πώς κινούνται και πού πρέπει να καταλήγουν. Έτσι, δεν θα βελτιώσετε απλά την τοποθέτηση των εκτυπωτών στο χώρο ή τον τρόπο χρήσης των συσκευών, αλλά θα επέμβετε ουσιαστικά στον τρόπο επικοινωνίας της εταιρείας εσωτερικά και εξωτερικά.

Το πρώτο βήμα είναι η αξιολόγηση του τρόπου διαχείρισης των εγγράφων μέχρι τώρα και η κατανόηση του τι λειτουργεί και τι όχι. Ξεκινήστε να θέτετε ερωτήσεις όπως:

  • Έχουμε τοποθετήσει τους εκτυπωτές και τους σαρωτές έτσι ώστε να είναι προσβάσιμοι από τους περισσοτέρους;
  • Είναι καθορισμένες οι διαδικασίες που απαιτούν εκτύπωση; Ή η εκτύπωση είναι συνήθως μια συγκυριακή λύση στις διάφορες ανάγκες;
  • Ποιες διαδικασίες εγγράφων είναι τόσο συγκεκριμένες ώστε να μπορούν να αυτοματοποιηθούν με τη χρήση ενός εκτυπωτή πολλαπλών λειτουργιών;
  • Πόσα βήματα χρειάζονται για τη σάρωση ενός εγγράφου και την ασφαλή αποθήκευσή του;
  • Έχουμε πρωτόκολλα ασφαλείας για να εξασφαλίζουμε ότι τα εμπιστευτικά έγγραφα δεν μένουν ποτέ παρατημένα στον εκτυπωτή;

Μόλις ολοκληρώσετε την αναλυτική αξιολόγηση των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας σας, θα καταλάβετε πόση προσοχή απαιτεί αυτό το ζήτημα.

Από εκεί και πέρα, χρειάζεται απλά να βρείτε τις κατάλληλες λύσεις για τα θέματα που προκύπτουν καθορίζοντας τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί, πού πρέπει να εφαρμοστεί κάποιο πρωτόκολλο ασφαλείας και τι είδους πρόσβαση μπορούν να έχουν οι χρήστες στα διάφορα έγγραφα.

Εμείς βοηθάμε συνεχώς τις αναπτυσσόμενες εταιρείες στην αξιολόγηση των διαδικασιών διαχείρισης των εγγράφων τους κι εκείνες πάντα καταλήγουν ότι αυτή είναι μία εξαιρετική μέθοδος που μπορεί να έχει μεγάλη απήχηση στα οικονομικά τους αποτελέσματα. Στην ουσία, διορθώνοντας στρατηγικά τον τρόπο διαχείρισης των εγγράφων, τα στελέχη ΙΤ κερδίζουν χρόνο που διαφορετικά θα έχαναν για να ανταποκρίνονται σε πιο δευτερεύοντα ζητήματα.

Και σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση όπου το «έξυπνο» ΙΤ είναι ιδιαίτερα αναγκαίο, δεν υπάρχει τίποτα πιο σημαντικό.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων:

Επικοινωνία

210 9307000
Επικοινωνία online ›