Παράλειψη στο κύριο περιεχόμενοΚάντε κλικ για να δείτε τη Δήλωση μας για την Προσβασιμότητα ή επικοινωνήστε μαζί μας εάν έχετε ερωτήματα σχετικά με την προσβασιμότητα.

Laptop screen showing graphs and charts

Case Study: 100 Years — and 500 Boxes — of Paper Records, Now Digitised

Family Service Toronto (FST) was so busy taking care of people, it neglected its own paper problems. Since 1914, FST has connected distressed Torontonians with counseling, community development, advocacy and public education. FST’s services and clients grew over a century, and so did its paper records. Finally, it turned to us for help.

FST administrative staff used to do a lot of manual data entry and validations, which were very time-consuming and prone to human errors. As massive volumes of documents kept growing, FST realised it was running out of office space and needed a huge purge.

Through FST’s strategic partnership with Xerox Canada, we helped digitise their paper-based records system, including 500 Bankers Boxes of files. We also installed and managed a fleet of Xerox® ConnectKey® technology-enabled devices, and automated applications that help drive a number of key, daily business processes.

Highlights of the Results

With the new Xerox® Enterprise Content Management solution in place, FST expects a 20% ROI on digitisation of documents across multiple departments, as well as a reduction of audit times, and an increase in office space. Check out these other highlights:

  • Gained compliance with legislative requirements for records retention.

  • Digitised about 500 Bankers Boxes of paper records for easy access and efficient retrieval.

  • Designed file architecture and metadata structure based on user needs. Staff now use multifunction printers and desktop scanners to scan and integrate documents into a Xerox® DocuShare® storage system, which is integrated with client databases, allowing for a single point of access.

  • Automated paper processes specifically for FST’s popular Passport program. Previously Passport invoices and receipts came by faxes and emails which were printed, processed, scanned and shredded.

  • Reduced invoice processing time for the Passport program by 60%, improved accuracy, removed duplicate data entry, and turned cumulative manual submission into a single, automated workflow.

  • New invoice submission portal incorporates a voice and text notification system that confirms client payments.

“Overall, our client experience and capacity improved immensely.”

– Vani Visva, FST’s director of finance and business technology

Find out what a similar Xerox solution could do for your business.

Male professional using devices

DocuShare®

The easiest way to access, share and collaborate, on-site or in the cloud.

Enterprise Content Management Insights

Explore PDFs, videos, infographics and more on this topic.

docushare enterprise content management report

Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Easy, intuitive scanning directly to your business processes

Σχετικά Άρθρα

  • A group of people meeting in a brightly lit conference room

    IDC MarketScape: Worldwide Cloud MPS Hardcopy 2022 Vendor Assessment

    Η Xerox αναδείχθηκε ηγέτιδα στις καινοτομίες των Υπηρεσιών Διαχείρισης Εκτυπώσεων (MPS) και στις υπηρεσίες που σχετίζονται με τις εκτυπώσεις, όπως μεταξύ άλλων, της απομακρυσμένης παρακολούθησης, της αποτύπωσης περιεχομένου και της προστασίας δεδομένων.

  • Blue geometric building panels

    Η Xerox Αναδείχθηκε Ηγέτιδα σύμφωνα με την Έκθεση «MPS 2022 Landscape» της Quocirca

    Η Xerox εξακολουθεί να κατέχει ηγετική θέση στην αξιολόγηση που διεξάγεται από την Quocirca, λόγω του στρατηγικού της οράματος και της πληθώρας υπηρεσιών που προσφέρει, υπηρεσιών cloud, ψηφιακής ροής εργασιών, ασφάλειας και στατιστικών στοιχείων.

  • City street at night with blurred rays of light

    Η Xerox διακρίθηκε από την Wins Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) με το Βραβείο Pacesetter 2022–2023 για τα Ολοκληρωμένα Προγράμματα Υπηρεσιών Διαχειριζόμενης Εκτύπωσης

    Η εταιρεία Keypoint Intelligence – BLI ανέδειξε τις Υπηρεσίες Διαχειριζόμενης Εκτύπωσης της Xerox ως κορυφαίες όσον αφορά στη διαχείριση εκτυπώσεων μέσω cloud, στην προηγμένη ασφάλεια, στη ροή εργασιών εγγράφων και σε άλλα, με ένα ακόμη Βραβείο Pacesetter.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    Η Xerox αναδείχθηκε ηγέτιδα στον τομέα του MPS σύμφωνα με την έκθεση «Cloud Print Services 2024 Landscape» της Quocirca

    Η Quocirca αναγνώρισε τη Xerox ως Ηγέτιδα στις Υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων μεταξύ όλων των ανταγωνιστών του κλάδου για τον στρατηγικό τρόπο με τον οποίο εκφράζει το εταιρικό της όραμα.

  • Aerial view of Bahrain

    Μελέτη Περίπτωσης - Εθνική Τράπεζα του Μπαχρέιν

    Η Εθνική Τράπεζα του Μπαχρέιν συνεργάστηκε με τη Xerox για να απλοποιήσει τις λειτουργίες της και να μειώσει το κόστος εκτύπωσης κατά 30% με τις Υπηρεσίες Διαχείρισης Εκτυπώσεων της Xerox®.

  • Man sitting at a coffee shop, working on a laptop

    Quocirca Security Insights for Hybrid Work Environments

    Quocirca outlines seven key insights to help protect your print endpoints in a hybrid working environment and highlights how Xerox® Managed Print Services can help you keep up with print security challenges.

Δικτύωση