Παράλειψη στο κύριο περιεχόμενοΚάντε κλικ για να δείτε τη Δήλωση μας για την Προσβασιμότητα ή επικοινωνήστε μαζί μας εάν έχετε ερωτήματα σχετικά με την προσβασιμότητα.

Man sitting at desk working on laptop.

Πώς μια κορυφαία εταιρεία εργατικού δικαίου ξεπέρασε τις προκλήσεις της επεξεργασίας και κοινής χρήσης εγγράφων

Στην Bell Law Group, δικηγόροι και προσωπικό χρησιμοποιούν μία ενιαία πλατφόρμα για απρόσκοπτη μετατροπή εγγράφων και συνεργασία όπου κι αν βρίσκονται: το Xerox® Workflow Central.

«Το Xerox Workflow Central κάνει πραγματικά πιο εύκολη την καθημερινότητα των επαγγελματιών του νομικού κλάδου, όπως είναι η Bell Law Group.»

– Benjamin Duthu, Διευθυντής Μάρκετινγκ Xerox για τον Νομικό Τομέα
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube βίντεο

Η Bell Law Group είναι μια νομική εταιρεία που παρέχει σθεναρή εκπροσώπηση σε υποθέσεις σωματικών βλαβών και εργατικού δικαίου για εργαζόμενους, ομοσπονδιακούς υπαλλήλους και εργοδότες. Καθώς εξυπηρετεί πελάτες σε πανεθνική βάση, η εταιρεία έχει γραφεία σε πέντε πόλεις: Ουάσιγκτον, Νέα Υόρκη, Σάιοσετ, Γκάρντεν Σίτι και Μαϊάμι.

Η Πρόκληση

Γραφεία σε πέντε τοποθεσίες με διαφορετικά πληροφοριακά δίκτυα που δυσκόλευαν την κοινή χρήση δεδομένων

Η Bell Law Group, μια υψηλού προφίλ νομική εταιρεία υποθέσεων εργατικού δικαίου και σωματικών βλαβών, διευρύνθηκε μέσω ανάπτυξης και εξαγορών σε ολόκληρη την εικοσαετή πορεία της, έχοντας πλέον παρουσία σε πέντε πόλεις στις Η.Π.Α. Οι δικηγόροι της συχνά μετακινούνται από το ένα γραφείο στο άλλο, ανάλογα με τις απαιτήσεις των πελατών. Έτσι, χρειάζεται να κάνουν κοινή χρήση και επεξεργασία εγγράφων μεταξύ όλων των γραφείων σε καθημερινή βάση.

Ωστόσο, το γεγονός ότι σε κάθε τοποθεσία υπήρχε ξεχωριστό πληροφοριακό δίκτυο και ετερόκλητες λύσεις λογισμικού δυσχέραινε τη διαδικασία πρόσβασης σε έγγραφα, καθώς επίσης την κοινή χρήση και την επεξεργασία αυτών. Οι δικηγόροι ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν τις δυνατότητες του λογισμικού από μία τοποθεσία, π.χ. για τη μετατροπή, την απαλοιφή, ή τη μετάφραση εγγράφων για να διαπιστώσουν αργότερα ότι τα έγγραφα δεν είναι διαθέσιμα ή έχουν εντελώς διαφορετική μορφή σε κάποια άλλη τοποθεσία. Τέτοια κενά μπορεί να αναγκάσουν το προσωπικό να χρησιμοποιήσει μη εξουσιοδοτημένα εργαλεία για την ολοκλήρωση αυτών των διεργασιών, αυξάνοντας το κόστος σε χρόνο και πόρους αλλά και εκθέτοντας τον όμιλο σε ενδεχόμενους κινδύνους ασφαλείας.

Η εταιρεία αναζητούσε έναν τρόπο ώστε οι νομικοί και το προσωπικό να έχουν εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα σε όλα τα γραφεία της, μέσω ενός ενιαίου, απλού περιβάλλοντος εργασίας. Ήθελε επίσης μια λύση που θα επέτρεπε στο προσωπικό της να έχει πρόσβαση στα ίδια εργαλεία επεξεργασίας εγγράφων, από όποια τοποθεσία κι αν εργαζόταν.

Δεδομένων των ταχέως εξελισσόμενων αναγκών της εταιρείας, ο όμιλος αναζητούσε μια απλή λύση που δεν θα απαιτούσε σημαντική εκπαίδευση των χρηστών και θα λειτουργούσε παράλληλα με τις υποδομές που ήδη είχε.

Καθώς η Bell Law Group ήταν πελάτης της Xerox εδώ και χρόνια, απευθύνθηκε στο τμήμα Xerox Business Solutions για την εύρεση λύσης.

Η Λύση

Μια ευέλικτη πλατφόρμα εργασιακών ροών

Το τμήμα Xerox Business Solutions πρότεινε στην Bell Law Group το Xerox® Workflow Central ως μια αξιόπιστη και ευέλικτη πλατφόρμα, που θα λειτουργούσε παράλληλα με το αποθετήριο cloud που ήδη διέθετε ο πελάτης και θα παρείχε αδιάκοπη και καθημερινή πρόσβαση όλο το 24ωρο σε δεδομένα σε όλες τις τοποθεσίες.

Λαμβάνοντας υπόψη τις χρονικές απαιτήσεις του ομίλου, η Xerox πρότεινε στον πελάτη να χρησιμοποιήσει δοκιμαστικά την πλατφόρμα προτού λάβει την τελική απόφαση υιοθέτησής της για όλη την εταιρεία. Έτσι, η εταιρεία θα μπορούσε να δοκιμάσει τις δυνατότητες της πλατφόρμας με τους δικούς της ρυθμούς.

Στη δοκιμαστική περίοδο, διάρκειας τριών μηνών, η Bell Law Group όχι μόνο διαπίστωσε ότι το Workflow Central θα μπορούσε να επιλύσει τις προκλήσεις συνεργασίας που αντιμετώπιζε, αλλά ανακάλυψε επίσης ότι οι επιπλέον δυνατότητες που προσέφερε θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν τις ανάγκες της για διαδικασίες επεξεργασίας εγγράφων. Μεταξύ των δυνατοτήτων αυτών είναι εκείνες για τη μετατροπή, τη μετάφραση και την απαλοιφή εγγράφων, καθώς και μια λειτουργία που μετατρέπει χειρόγραφες σημειώσεις σε έγγραφα με δυνατότητα επεξεργασίας.

Τα Αποτελέσματα

Οι δικηγόροι έχουν εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα, καθώς και δυνατότητα επεξεργασίας αυτών, σε όλες τις τοποθεσίες

Οι δικηγόροι της εταιρείας πλέον έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης σε έγγραφα, καθώς επίσης τη δυνατότητα κοινής χρήσης και επεξεργασίας αυτών, γρηγορότερα και ευκολότερα μέσω της πλατφόρμας Xerox® Workflow Central.

Επειδή η πλατφόρμα συνεργάζεται με το αποθετήριο cloud της Bell, το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιεί από κοινού έγγραφα και να συνεργάζεται με ασφάλεια σε πραγματικό χρόνο —κάτι που αποτελεί σημαντικό παράγοντα για την ανταπόκριση στις απαιτήσεις ευαίσθητων ως προς τον χρόνο διαδικασιών, όπως είναι π.χ. η δέουσα επιμέλεια σε συγχωνεύσεις και εξαγορές.

Οι συνεργάτες της Bell μπορούν να έχουν ομαλή και ασφαλή πρόσβαση σε ομοιόμορφα εργαλεία όπου κι αν βρίσκονται, για να μετατρέπουν αρχεία σε μορφές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν και να επεξεργαστούν, για εργασίες όπως η γρήγορη μετάφραση, η απαλοιφή τμημάτων και η δημιουργία ηχητικών αρχείων από έγγραφα. Τα βασικά χαρακτηριστικά που απεδείχθησαν ιδιαιτέρως χρήσιμα για τους δικηγόρους σε καθημερινή βάση, περιλαμβάνουν τη δυνατότητα μετατροπής χειρόγραφων σημειώσεων σε επεξεργάσιμες μορφές κειμένων και μια επιλογή που τους επιτρέπει τη δημιουργία συνόψεων σημειώσεων.

Συνολικά, το καινούργιο, ενοποιημένο περιβάλλον συνεργασίας βοηθά τον όμιλο να βελτιώσει την πολιτική του «πρώτα ο πελάτης».

Αυτή την περίοδο, η εταιρεία αξιολογεί επιπλέον λύσεις της Xerox για να βελτιώσει περαιτέρω την εργασιακή ροή των συνεργατών της και την εξυπηρέτηση των πελατών της.

«Οι πολυάσχολες νομικές εταιρείες έχουν συνεχείς απαιτήσεις για μεγιστοποίηση της απόδοσης και της αποτελεσματικότητας στην εξυπηρέτηση των πελατών τους. Το Xerox Workflow Central και μια σειρά άλλων λύσεων της Xerox ανταποκρίνονται σε αυτές τις καθημερινές και σχεδόν καθολικές προκλήσεις.»

– Benjamin Duthu, Διευθυντής Μάρκετινγκ Xerox για τον Νομικό Τομέα

Εικονίδιο γραναζιού με ροή γραμμών προς τα αριστεράΗ Πρόκληση

  • Παρόλο που οι συνεργάτες επιλέγουν την εξ αποστάσεως εργασία όποτε αυτό είναι εφικτό, δαπανούν πολύ χρόνο στις μετακινήσεις από τα κεντρικά γραφεία προς άλλα γραφεία ή προς την έδρα των πελατών τους για κατ' ιδίαν συναντήσεις.

  • Ως εκ τούτου, οι συνεργάτες δυσκολεύονται να βρουν ασφαλή και συμβατά εργαλεία για την επεξεργασία πληροφοριών και την από κοινού χρήση νομικών αρχείων με άλλους συναδέλφους τους.

  • Η Bell Law Group αναζητούσε έναν τρόπο ώστε το προσωπικό της να μπορούσε να χρησιμοποιεί από κοινού και να αποθηκεύει δεδομένα και από τις πέντε τοποθεσίες της εταιρείας, σαν αυτές να ήταν μία.

Εικονίδιο λαμπτήραΗ Λύση

  • Μετά από περίοδο δοκιμαστικής χρήσης, η Bell Law Group υιοθέτησε το Xerox® Workflow Central, που παρέχει μία ενιαία, ασφαλή και ευέλικτη πλατφόρμα ροής εργασιών και η οποία είχε εγκριθεί για χρήση στην επιχείρηση.

  • Οι χρήστες έχουν πρόσβαση στην υπηρεσία οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε τοποθεσία, από υπολογιστές, φορητές συσκευές και πολυλειτουργικούς εκτυπωτές Xerox® ConnectKey® για να μετατρέπουν, με ταχύτητα, έγγραφα PDF σε επεξεργάσιμες μορφές κειμένων.

  • Οι χρήστες επωφελούνται από ολόκληρη τη βιβλιοθήκη διαθέσιμων εργασιακών ροών (μετατροπή σε αρχεία MS Office, μετατροπή σε ηχητικά αρχεία, αυτόματη απαλοιφή τμημάτων, μετάφραση κ.λπ.)

  • Μετά τη μετατροπή, τα έγγραφα πηγαίνουν απευθείας στο αποθετήριο cloud της Bell ή αποστέλλονται με email στους πελάτες με τη λειτουργία «Κρυπτογράφηση και Παρακολούθηση» για αυξημένη ασφάλεια κατά την αποστολή.

Γράφημα με ανοδική τάση, με ένα γρανάζι στο επάνω μέροςΤα Αποτελέσματα

  • Το προσωπικό χρησιμοποίησε πολύ εύκολα τα εργαλεία και δεν απαιτήθηκε καμία κατ' άτομο εκπαίδευση.

  • Οι δικηγόροι και το προσωπικό της εταιρείας μπορούν πλέον να μετατρέπουν και να επεξεργάζονται έγγραφα ταχύτερα, από όποια τοποθεσία κι αν εργάζονται και με απόλυτη συμβατότητα.

  • Το χαρακτηριστικό «Κρυπτογράφηση και Παρακολούθηση» επιτρέπει στον πελάτη να παρέχει με ασφάλεια δυνατότητα κοινής χρήσης αρχείων με ευαίσθητο περιεχόμενο σε άτομα της ομάδας ή εξωτερικούς συνεργάτες.

  • Η Bell Law Group έχει πλέον τη δυνατότητα να παρέχει ταχύτερη εξυπηρέτηση πελατών, υποστηρίζοντας την πολιτική της «πρώτα ο πελάτης».

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Πλατφόρμα Xerox® Workflow Central

Μετατροπή αρχείων σε όλες τις συσκευές σας. Οπουδήποτε.

Σχετικά Άρθρα

  • Students working at a table

    Ένας εκπαιδευτικός οργανισμός καινοτομεί στην εκμάθηση, κάνοντας το περιεχόμενο πιο προσβάσιμο.

    Το εκπαιδευτικό προσωπικό του CRC Formation χρησιμοποιεί το Xerox® Workflow Central για να προσφέρει στους σπουδαστές νέους τρόπους μάθησης.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 1

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Woman working at desk on her computer in her house with child on her lap.

    Make hybrid work, work

    See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • people working in office

    Create a more sustainable office

    Discover how Xerox enables more responsible printing and sustainability strategies for businesses. Solutions, recycling, and more.

Δικτύωση