Εξορθολογισμός ροής εργασιών

Πώς ένας κατασκευαστής δαπανά λιγότερο χρόνο για τη διαχείριση εγγράφων και περισσότερο χρόνο για τη διαχείριση της επιχείρησης

Clocks

Η πρόκληση

Μια μεσαία κατασκευαστική επιχείρηση δυσκολεύεται στη διαχείριση των έντυπων εγγράφων. Η Χριστίνα, η Διευθύντρια του Τμήματος Διαχείρισης Αρχείων, δαπανούσε ώρες προσπαθώντας να εντοπίσει έντυπα έγγραφα που είχαν αρχειοθετηθεί λανθασμένα ή είχαν χαθεί, γεγονός που συχνά απαιτούσε χρονοβόρες διαδρομές σε εγκαταστάσεις αποθήκευσης εκτός του χώρου της επιχείρησης. Επιπλέον, δεν υπήρχε κανένα επίσημο σχέδιο για ανάκτηση σε περίπτωση καταστροφής.

MFP and smartphone

Η λύση

Με τη χρήση λογισμικού διαχείρισης εγγράφων, η εταιρεία πραγματοποίησε σάρωση και ψηφιοποίηση των αρχείων της, χρησιμοποιώντας έναν πολυλειτουργικό εκτυπωτή τεχνολογίας ConnectKey® της Xerox®. Οι εργαζόμενοι τώρα αποκτούν άμεση, ασφαλή πρόσβαση σε ψηφιακά έγγραφα χρησιμοποιώντας τους κωδικούς τους. Πολλαπλοί χρήστες μπορούν τώρα να έχουν ταυτόχρονη πρόσβαση στα ίδια, ενημερωμένα έγγραφα, εξορθολογίζοντας έτσι τη ροή εργασιών. Τα έγγραφα αναπαράγονται στο cloud για ανάκτηση σε περίπτωση καταστροφής, προσφέροντας 99% χρόνο απρόσκοπτης λειτουργίας και πρόσβαση από οποιοδήποτε σημείο στον κόσμο.

Εν δράσει

1. Απλότητα στα καλύτερά της

Η Χριστίνα τοποθετεί τα έντυπα αρχεία στον τροφοδότη εγγράφων ενός πολυλειτουργικού εκτυπωτή Xerox® και αγγίζει το εικονίδιο σάρωσης IMS στην οθόνη αφής.

2. Διαισθητική φύση

Κάνει τις επιλογές σάρωσης που χρειάζεται, απαντάει σε δύο ερωτήσεις από το αναδιπλούμενο μενού, εισαγάγει ένα μοναδικό αριθμό αρχείου και αγγίζει το κουμπί «Start» για να σαρώσει τα έγγραφα.

Με τη χρήση λογισμικού διαχείρισης εγγράφων, η εταιρεία πραγματοποιεί σάρωση και ψηφιοποίηση των αρχείων της

3. Επικέντρωση στη λύση

Με όλα τα αρχεία ψηφιοποιημένα, η Χριστίνα και οι συνεργάτες της μπορούν τώρα να έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα από τον υπολογιστή ή από μια φορητή συσκευή τους.

4. Εύκολη πρόσβαση

Οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να εντοπίζουν και να εκτυπώνουν έγγραφα από οποιαδήποτε συσκευή τεχνολογίας ConnectKey® της Xerox® (με εγκατεστημένο το App Print από την IMS). Απλά επιλέγουν το κουμπί «Print from IMS» στο περιβάλλον χρήστη της οθόνης αφής, απαντούν στις ερωτήσεις αναζήτησης για το εν λόγω έγγραφο και αγγίζουν «Print».

Τεχνολογία ConnectKey εν δράσει

Man with tablet

Εκτύπωση από το cloud

Δείτε πώς ο Ρόμπερτ κατεβάζει, σαρώνει, εκτυπώνει, διαμοιράζει και μεταφράζει έγγραφα από τη φορητή συσκευή του στον πολυλειτουργικό εκτυπωτή.
Μάθετε περισσότερα

Finger on keyboard

Χρήση εφαρμογών για εργασίες

Δείτε πώς μια τράπεζα αντικαθιστά τις χρονοβόρες χειροκίνητες εργασίες με προσαρμόσιμες εφαρμογές που επιταχύνουν τις διαδικασίες.
Μάθετε περισσότερα

Doctor with tablet

Δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων

Διαβάστε πώς ένα νοσοκομείο μετατρέπει έντυπα αρχεία σε ψηφιακά και αποκτάει πρόσβαση σε αυτά από το cloud.
Μάθετε περισσότερα

Τεχνολογία ConnectKey