Fünf Workflow-Fehler und wie man sie vermeiden kann

Intelligente Workflows tun so viel für Druckereien: Sie reduzieren Ineffizienzen, erhöhen Kapazitäten, senken Kosten, ermöglichen neue Dienstleistungen und sorgen für bessere Kundenbeziehungen. Und das ist nur der Anfang.

Das klappt allerdings nur, wenn diese Workflows auch tatsächlich funktionieren.

Ein gut optimierter Workflow ist etwas Wunderbares. Man erkennt ihn an dem, was nicht vorhanden ist: keine Reibung, keine Engpässe, keine Auftragsrückstände oder Kopfschmerzen. Erst wenn in einem Prozess Brüche auftreten, werden seine Schwachstellen erkennbar.

Da Druckereien auf der ganzen Welt immer mehr Aufträge in immer kürzerer Zeit abwickeln müssen, steht Effizienz bei ihnen weit oben auf der Tagesordnung. Effiziente Workflows sind da bereits die halbe Miete.

VWas schlecht für Ihren Workflow ist, ist ebenso schlecht fürs Geschäft. Um die Geschäftsabläufe auf profitablem Kurs zu halten, lohnt es sich zu ermitteln, was Ihrem Workflow schaden könnte – je früher desto besser.

Hier sind fünf der schwerwiegendsten Workflow-Fehler und Tipps, wie Sie diese in den Griff bekommen:

1. Vergeudetes Online-Potenzial

Web-Portale müssen mehr als nur hübsche Aushängeschilder für Web-to-Print-Dienstleistungen sein. Sie müssen es dem Kunden ermöglichen, seine Anforderungen in möglichst wenigen Schritten zu spezifizieren. Ohne eine solche Prozessstraffung vergeuden Sie Ressourcen durch die Bearbeitung unstrukturierter Kundenanfragen und das manuelle Erstellen von Kostenvoranschlägen.

Machen Sie Ihren Kunden und sich selbst das Leben leichter, indem Sie online eine Auswahl an klar strukturierten Produkt- und Preisoptionen anbieten. So können Ihre Kunden bei einer Nachbestellung ganz einfach auf ihre bestehenden Angaben zurückgreifen. Dies führt zu einem schnelleren und weniger fehleranfälligen Service.

2. Schleppende Prozesse in der Druckvorstufe

Einige der ressourcenintensivsten Aufgaben finden statt, bevor ein Auftrag überhaupt in den Druck geht. Je mehr Zeit in der Druckvorstufe vergeudet wird, umso weniger Zeit bleibt für die Umsatzgenerierung.

Ob es uns gefällt oder nicht: Entscheidungen, die man als Mensch während dieser Vorbereitungsphasen trifft, sind oft ineffizient und kostenintensiv.

Wenn Sie Aufgaben wie die Überprüfung von Dateien, das Preflighting, die Fehlersuche, das Ausschießen und das Zuschneiden automatisieren, sparen Sie bei diesen Vorabprozessen kostbare Zeit, die Sie in anderen Geschäftsbereichen nutzen können. Konfigurieren Sie Druckausgabeordner, um die wichtigsten Auftragsarten zu optimieren und die Anzahl der notwendigen Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren.

Je schneller ein Auftrag in den Druck geht, desto schneller haben Sie ihn vom Tisch und können sich auf den nächsten Auftrag konzentrieren.

3. Verstreute variable Daten

Personalisierung führt zu Ergebnissen. Daher integrieren Kunden immer mehr variable Daten in ihre Print- und Crossmedia-Kampagnen. Das ist eine großartige Chance, um Ihren Mehrwert als Druckerei mit den digitalen Fertigkeiten eines Marketingdienstleisters unter Beweis zu stellen. Gleichzeitig ist es aber auch eine Chance für Engpässe, die in Erscheinung treten, wenn Sie Ihre Datenverwaltung nicht unter Kontrolle haben.

Um Konflikte zu vermeiden, sollten Sie Ihren Druckprozess mit variablen Daten mithilfe einer einzigen Lösung erstellen, ausführen und überwachen. Mit dem richtigen Druckserver und den richtigen Werkzeugen lassen sich variable Aufträge innerhalb von Minuten statt Stunden oder Tagen erledigen. Um Transparenz zu gewährleisten, können Sie Web-to-Print außerdem in Ihr variables Datensystem integrieren, damit Sie Aufträge zentral protokollieren und verwalten können.

4. Schlechte Sicht

Nichts ist ein größerer Workflow-Killer als tote Winkel. Wenn Sie nicht wissen, wo sich Ihre Aufträge innerhalb des Druckprozesses gerade befinden, laufen Sie Gefahr, Problemstellen zu übersehen und Verbesserungschancen zu verpassen.

Dafür benötigen Sie zentrale Dashboards, die Ihren Mitarbeitern alle relevanten Informationen zur Überwachung bieten. Doch auch der Kunde will stets informiert sein.

Zwischen der Auftragserteilung und dem Erhalt der fertigen Produkte sollten Sie Ihre Kunden mit Mitteilungen zum Auftragsstatus versorgen – egal ob per E-Mail oder online. Auch automatische Jobtickets und Fehlermeldungen halten Ihre Mitarbeiter in Echtzeit über sämtliche Workflow-Probleme auf dem Laufenden. Somit können sie Probleme lösen bevor sie entstehen.

5. Workflow-Silos

Wenn Sie für einzelne Prozesse hervorragende Workflows einrichten, sparen Sie in jeder Phase Zeit. Doch in dem Moment, in dem Sie die Puzzleteile zusammensetzen, entdecken Sie mit ziemlicher Sicherheit Lücken an den Nahtstellen. Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied, und ein automatisierter Workflow verliert an Stärke, wenn sein Zusammenhalt zu sehr von menschlichem Eingreifen abhängig ist.

Silos können tiefgreifende Ursachen haben. Bisher haben Sie vielleicht sämtliche Anforderungen durch unterschiedliche Workflows für den digitalen Schwarz-Weiß-, Farb- und Offset-Druck abgedeckt. Aber erst wenn Sie einmal einen Schritt zurücktreten, werden die Redundanzen deutlich. Selbst der am besten automatisierte Druckauftrag kommt zum Erliegen, wenn die Automatisierung und Integration der Weiterverarbeitung fehlt.

Jeder einzelne Fehler im Workflow kann Sie ins Stottern bringen und dazu führen, dass Ihnen Gewinne entgehen. Treten Sie in Folge auf, kann dies für Ihr Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen haben. Wenn Sie jedoch das Potenzial für solche Fehler aus dem Weg räumen, entdecken Sie sämtliche Vorteile, die straffere, automatische Workflows Ihnen bringen können.

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