Wie Sie mit „Scan-to-E-Mail“ Ihre Workflows optimieren können

E-Mails haben die Art und Weise verändert, wie Mitarbeiter bei Projekten zusammenarbeiten und mit Kunden kommunizieren.

Heutzutage müssen Sie eine Datei nicht mehr ausdrucken, um sie per Post oder Fax an den Kunden zu senden, sondern Sie können diese einfach an eine E-Mail anhängen. So liegt dem Empfänger die Datei innerhalb weniger Sekunden vor. Mit der Zeit gelang es Unternehmen dadurch, den täglichen Papierbedarf zu reduzieren und so Geld und Platz im Büro einzusparen.

Dennoch gibt es immer wieder Fälle, in denen Mitarbeiter mit Papierdokumenten arbeiten müssen. Immobilienmakler und Kanzleien haben weiterhin Verträge in Papierform und Versandabteilungen verwenden Pack- und Versandlisten. Einige dieser Unternehmen bewahren ihre Unterlagen in zahlreichen Aktenschränken auf, die die Mitarbeiter dann nach fraglichen Dokumenten durchsuchen müssen. Mithilfe der Funktion „Scan-to-E-Mail“ kann ein Unternehmen diese Workflows automatisieren und digitale Kopien der Dokumente speichern. Das spart Zeit und Geld.

Wenn ein Unternehmen seine Papierdokumente scannt und auf einem Server speichert, können alle berechtigten Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens auf diese Dateien zugreifen. Das hat gleich mehrere Vorteile. Wir zeigen Ihnen anhand einiger Beispiele, wie Sie die Workflows in Ihrem Unternehmen mit der Funktion „Scan-to-E-Mail“ optimieren können.

Einfachere Weiterleitung

Papierdokumente weiterzuleiten dauert. Manchmal liegt eine Akte wochenlang auf einem Schreibtisch, bevor jemand sie abzeichnet. Mit der Funktion „Scan-to-E-Mail“ können Mitarbeiter ein Dokument elektronisch versenden und dann nachhaken, wenn sie nicht innerhalb einer gewissen Zeit eine Antwort erhalten haben. Damit sparen Mitarbeiter sich den Weg zur Post und müssen auch nicht mehr ständig im Büro ihres Chefs vorbeischauen, um nach dem Dokument zu fragen.

Schneller suchen

Wenn ein bestimmtes Dokument gebraucht wird, kann es sehr zeitaufwendig sein, mehrere Jahre umfassende Akten in Papierform zu durchsuchen. Nicht selten werden Unterlagen falsch abgelegt oder gehen verloren, wenn ein Mitarbeiter Dokumente entnimmt. Werden Dateien jedoch auf einem Server gespeichert und ordnungsgemäß benannt, können autorisierte Mitarbeiter sie bei einer Suche rasch finden. Wird der Server regelmäßig gesichert, gehen Dokumente nicht verloren und versehentliches Löschen von Unterlagen kann verhindert werden, indem Mitarbeitern für bestimmte Ordner nur Lesezugriff erteilt wird.

Von überall zugreifen

Mitarbeiter werden immer mobiler: Sie arbeiten von unterwegs, von zu Hause oder – wenn sie auf dem Weg zu einer Besprechung sind – in einem Café. Wenn Dokumente gescannt und auf einem cloudbasierten Server gespeichert werden, kann der Zugriff darauf so eingerichtet werden, dass Mitarbeiter über ein Mobilgerät oder einen Laptop auf diese Dokumente zugreifen können. Befindet sich ein Mitarbeiter in einer Besprechung und muss ein Dokument aufrufen, kann er dies tun, ohne dass er im Büro anrufen und ein Fax anfordern muss.

In editierbare Dokumente konvertieren

Wenn Dokumente bearbeitet werden müssen, ermöglicht die optische Zeichenerkennungsfunktion (Optical Character Recognition – OCR) von „Scan-to-E-Mail“ das Konvertieren von Dokumenten in editierbare Versionen. Dies ist besonders praktisch, wenn ein Unternehmen beispielsweise einen alten Vertrag aktualisieren möchte, der nur als Papierversion vorliegt. Mit OCR hauchen Sie dem Dokument quasi neues Leben ein! Sobald Sie es eingescannt haben, konvertieren Sie es in ein Microsoft Office-Dokument, das Sie dann teilen und gemeinsam mit anderen bearbeiten können. Mit einer Kamera-App oder Evernote geht das ganz bestimmt nicht.

Die Funktion „Scan-to-E-Mail“ hat bereits die Art und Weise verändert, wie viele Unternehmen Unterlagen speichern und teilen. Papierbasierte Prozesse, die in elektronische Prozesse umgewandelt werden, bieten zahlreiche Vorteile: Dokumente können dauerhaft aufbewahrt werden und Unternehmen müssen Dokumente nicht mehr per Post, Fax oder persönliche Übergabe an Kunden, Kollegen und Mitarbeiter senden oder weiterreichen.

Möchten Sie wertvolle Zeit und kostbares Geld sparen und lernen, wie Sie die Funktion „Scan-to-E-Mail“ in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Hier erfahren Sie, welche Schritte dafür notwendig sind.

 

Ramon Ray, Marketing- und Technologiebotschafter, Smallbiztechnology.com & Infusionsoft. Vollständige englischsprachige Biografie unter http://www.ramonray.com/. Besuchen Sie die Autorenseite auf seinem Blog „Small Business Solutions“, um über Google+, Twitter oder Facebook mit ihm in Kontakt zu treten.