Mehr Wachstum mit intelligentem Dokumentenmanagement

Seien wir aber trotz all dem Hype um das Internet of Everything mal ehrlich: Ohne Dokumente läuft in Unternehmen gar nichts.

Wenn Ihre Prozesse so etwas wie die Adern Ihrer Firma darstellen, dann sind Dokumente das Blut, das durch sie hindurchfließt.

Prozesse sorgen dafür, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen versorgt werden. Aber die eigentliche Kommunikation erfolgt mithilfe von Dokumenten.

Und in den meisten Fällen enthalten Ihre Dokumente geschäftsentscheidende Informationen.

  • Rechnungen bieten Ihnen einen Einblick in Ihre Einnahmen und Ausgaben.
  • Angebote vermitteln, welche Leistungen Sie erbringen können und welche Sie tatsächlich erbringen.
  • Marketingmaterialien kommunizieren Lösungen, die Sie für Ihre Kunden erarbeitet haben.

Bei der Umsetzung unternehmerischer Ziele sind selbst die unverfänglichsten und einfachsten Dokumente von elementarer Bedeutung. Sie sind die augenfälligsten und am leichtesten kontrollierbaren Elemente in der Firmenkommunikation.

Dabei gibt es allerdings ein großes Problem: Die wenigsten Unternehmen denken nicht explizit darüber nach, wie sie ihre Dokumente verwalten. Vor allem, wenn diese Unternehmen schnell wachsen.​

In Zeiten intensiven Wachstums, wenn Kommunikation noch wichtiger ist als sonst und sich organisatorische Gewohnheiten einschleichen, versäumen sie also womöglich die Gelegenheit, 10 Prozent ihrer Einnahmen optimal einzusetzen.

Das Dokumentenmanagement bleibt allerdings in den wenigsten Fällen aus Fahrlässigkeit unbeachtet, sondern eher deshalb, weil es nicht so wichtig erscheint.

Die Bedeutung von IT in dokumentenbasierten Prozessen

Wenn Sie für die IT eines wachsenden Unternehmens verantwortlich sind, verbringen Sie vermutlich viel Zeit damit, unter Hochdruck Probleme zu lösen, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und die Infrastruktur zu verwalten.

Wenn Sie da ein paar ungenutzte Dokumente in der Ablage eines Druckers bemerken, bereiten Ihnen diese verständlicherweise kaum Kopfzerbrechen. Bei genauerem Hinsehen werfen diese Umstände allerdings einige wichtige Fragen auf. 

  • Liegen da etwa vertrauliche Dokumente ungeschützt  herum? 
  • Verfügt jemand womöglich nicht über die entscheidende Version einer Datei, weil sie in der Druckerablage statt auf seinem Schreibtisch liegt?
  • Haben die Mitarbeiter eine Ahnung, wie viel die Verschwendung von Tinte und Papier kostet?

Und dabei geht es erstmal nur um ungenutzte Dokumente. Ein schlecht funktionierendes Dokumentenmanagement wirkt sich nämlich auf sämtliche Mitarbeiter und Prozesse im Unternehmen aus.

Wenn Sie als IT-Leiter eines wachsenden Unternehmens enormen Einfluss nehmen wollen, dann ist Dokumentenmanagement ein entscheidender Ansatzpunkt.​

Analysieren Sie, woher Dokumente kommen, wie sie verteilt werden und wo sie letztlich hingehören, und Sie verbessern mehr als nur die Standorte Ihrer Drucker und die dazugehörigen Nutzungsrichtlinien. Sie beeinflussen den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.

Untersuchen Sie als Erstes, wie die Dokumentenverwaltung derzeit abläuft und was dabei funktioniert und was nicht. Beginnen Sie mit Fragen wie:

  • Sind unsere Drucker und Scanner so platziert, dass die maximale Anzahl an Mitarbeitern Zugang dazu hat? 
  • Gibt es formalisierte Prozesse, die Ausdrucke erforderlich machen? Oder werden Ausdrucke eher ad hoc erstellt? 
  • Welche Arbeitsprozesse mit Dokumenten wiederholen sich vorhersehbar, so dass ein Multifunktionsdrucker sie automatisch erledigen kann?
  • Wie viele Schritte liegen zwischen dem Scannen und dem sicheren Ablegen eines Dokuments?
  • Welche Sicherheitsprotokolle gelten, damit vertrauliche Dokumente nie unbeobachtet in der Druckerablage liegen bleiben?

Nach einer detaillierten unternehmensweiten Analyse der Dokumentenverwaltung werden Sie erkennen, wie sehr in diesem Bereich Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist.

Jetzt fehlen Ihnen nur noch passende Lösungen für diese Probleme. Ermitteln Sie, was sich automatisieren lässt, was abgesichert werden muss und wer diese Vorgänge kontrollieren soll. 

Wir unterstützen Unternehmen bei der Bewertung ihrer Dokumentenprozesse, und unsere Kunden schätzen wie sich dadurch der Nettogewinn steigern lässt. Aber entscheidend ist, dass IT-Führungskräfte mithilfe strategischer Lösungen beim Dokumentenmanagement kostbare Zeit zurückgewinnen, die anderenfalls bei der Beseitigung kleinerer Probleme verloren geht.

In einem wachsenden Unternehmen ist nichts wichtiger als eine intelligente IT-Leitung. 

Weitere Informationen zu Dokumentenmanagement-Prozessen: