Xerox® DocuShare® Flex: Datenmanagement in der Cloud

Verwandeln Sie Ihren Arbeitsbereich und optimieren Sie Workflows mit Funktionen, die die Erfassung, das Management und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten einfacher machen.

Content Management war nie einfacher. Ganz gleich, ob kleine bis mittlere Unternehmen, einzelne Unternehmensbereiche oder Abteilungen – mit der leistungsstarken, cloudbasierten Content-Management-Plattform DocuShare® Flex lassen sich auf einfache Weise Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen realisieren.

Merkmale und Funktionen:

  • Erfassung: Mit DocuShare Flex wird die Erfassung von Dokumenten einfach. Scannen, klassifizieren und überprüfen Sie Bestellungen, Rechnungen, Verträge usw. mit einem mobilen Gerät, PC, Xerox-Multifunktionsdrucker oder einem TWAIN-kompatiblen Scanner. Dank automatischer cloudbasierter optischer Zeichenerkennung in allen Sprachen, Trennblättern mit Strichcodes, integrierten Anzeige- und Indizierfunktionen, Datenbankintegration und einfacher Drag-&-Drop-Funktionalität lassen sich Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, sortieren und aufbewahren.
  • Management: Mit DocuShare Flex können Sie Ihre Dokumente und Daten managen. Sie können benutzerdefinierte Dokumente und Workflow-Schritte erstellen. Sie können die erfassten Dokumente in Prüf- und Genehmigungs-Workflows weiterleiten. Sie können Regeln einrichten, um gängige Abläufe, wie das Vertragsmanagement oder das Onboarding neuer Mitarbeiter, zu automatisieren und zu beschleunigen. Sie können Aufgaben zuweisen und die Aufgaben von Mitarbeitern organisieren.
  • Automatisierung: Mit den Workflow-Tools von DocuShare Flex können Sie individuell genau angepasste Automatisierungslösungen erstellen. WebForms, zum Beispiel, hilft Ihnen papierlose Abläufe zu schaffen. Mit intuitiven Online-Formularen lassen sich Daten auch unterwegs mühelos erfassen und Genehmigungsabläufe automatisch einleiten. Und das Toolkit zur Automatisierung der Buchhaltung spart Zeit, Arbeit und Kosten bei der Bearbeitung von Rechnungen.
  • Zusammenarbeit: Mit DocuShare Flex wird die Zusammenarbeit einfach und effizient. Sie können Anmerkungen zu Bilddateien hinzufügen. Sie können Inhalte per E-Mail als Anhang, ZIP-Datei oder URL verschicken oder diesen Schritt in einen Workflow integrieren. Sie können Teamordner erstellen für Benachrichtigungen und die Zusammenarbeit per E-Mail.
  • Integration: Vielen Organisationen haben ihre Daten in Datensilos, zum Beispiel in CRM-Systemen. Oder in ERP- und Finanzanwendungen, die wichtige Geschäftsdaten enthalten, sich aber nur schwer synchronisieren lassen. Connectors für DocuShare Flex ist eine Plattform zur Integration verschiedener Geschäftsanwendungen ohne Kodierungsaufwand. Dieser bidirektionale Datenaustausch sorgt für effiziente Prozesse und schnellere Geschäftsergebnisse.

... mit unserer funktionsstarken Plattform

  • Einfache Handhabung: Einfache Einrichtung und Konfiguration, SaaS-basierte Cloud-Bereitstellung und eine benutzerfreundliche, intuitive Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass die Bereitstellung von DocuShare Flex in wenigen Tagen, nicht Monaten, und ohne großen Schulungsaufwand oder IT-Support zu erledigen ist. Sie können jederzeit und von überall aus auf Inhalte zugreifen und finden einzelne Dateien dank der Volltextsuchfunktion in Sekundenschnelle.
  • Mobilität: Der moderne Arbeitsplatz ist mobil – wenn Sie unterwegs sind, nehmen Sie Ihre Arbeit mit. Mit der DocuShare Flex-App können Sie sich auch unterwegs einloggen und nach Dokumenten suchen, sie anzeigen, herunterladen, hochladen und mit anderen teilen, Daten erfassen und Aufgaben wie Genehmigungsschritte mühelos durchführen. Mit der App können Sie wichtige Geschäftsvorgänge auch dann fortsetzen, wenn Sie unterwegs sind.
  • Sicherheit: Xerox folgt branchenüblichen Best-Practices in Sachen Cloud-Sicherheit und nutzt verschlüsselte Benutzerauthentifizierung, geplante Backups, Off-Site-Speicher und Site-Replikation. Administratoren haben die Kontrolle über Benutzer- und Zugriffsrechte – also darüber, wer auf Dokumente zugreifen und diese erstellen und anzeigen kann. Zudem können sie die Datenarchivierung, -überprüfung und -vernichtung automatisieren und auf Berichte und Sicherheitsprotokolle zugreifen.
  • Skalierbarkeit: DocuShare Flex wächst mit Ihrem Unternehmen und lässt sich anpassen, wenn sich die Zahl der Benutzer, der benötigte Speicherplatz oder Prozesse ändern. Die Lizenzoption für die parallele Nutzung ist dann interessant, wenn in Ihrem Unternehmen nur eine beschränkte Zahl an Nutzern regelmäßig Zugriff auf Flex braucht.