Ermitteln und Zähmen widerspenstiger Prozesse – ein Schlüssel zu einem gesunden Unternehmen.

Von Mark Boyt, Global Head of Solutions Marketing, Xerox Corporation

Das Zeitalter des intelligenten Arbeitens verlangt von uns allen, mehr zu leisten, enger zusammenzuarbeiten und mehr zu erreichen – und gleichzeitig schneller, cleverer und wirtschaftlicher zu arbeiten

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist: Ihre Produktivität und Ihre Fähigkeit, effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben, hängen in hohem Maße davon ab, inwieweit Sie Ihre Prozesse unter Kontrolle haben.

Doch in der Realität sind die meisten Geschäftsprozesse unterbrochen, langsam und widerspenstig.

Daher überrascht es nicht, dass ich häufig nach den fünf wichtigsten Workflow-Apps gefragt werde, die alle Unternehmen brauchen, um ihre Prozesse zu optimieren und Zeit und Geld zu sparen.

Doch leider lässt sich diese Frage nicht so einfach beantworten. Eine Patentlösung gibt es nicht. Jedes Unternehmen ist anders.

Es kommt vor allem darauf an, dass Sie Ihre widerspenstigen Prozesse, die für Ihr Unternehmen so wichtig sind, kennen und verstehen und wissen, wie Sie sie verändern müssen, damit sie zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele beitragen.

Lokalisieren des Problems

Wenn es uns gemeinsam gelingt, die Engpässe zu identifizieren, die Ihre Geschäftsprozesse verlangsamen, sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Sie Ihre Leistung und Produktivität deutlich steigern und Ihre Ziele erreichen werden.

Häufig ist Papier die Ursache der „Prozessschmerzen“. Die Umwandlung manueller, papierbasierter Geschäftsprozesse in digitale oder automatisierte Abläufe kann in mehrfacher Hinsicht positiv wirken.

Nachfolgend einige Beispiele dafür, wie wir in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Kunden alle Workflow-Schritte ihrer widerspenstigen Prozesse mit unserem eigenen, leistungsstarken Workflow Mapping Tool analysieren und sie mit den richtigen Workflow-Apps neu gestalten und optimieren.

1. Schluss mit aufwendiger Rechnungserstellung

In dem skandinavischen Unternehmen Xllnc Nordic NB war die Rechnungserstellung ein zeitaufwendiger und manueller Prozess, bei dem Mitarbeiter stundenlang eine Rechnung nach der anderen einscannten.

Xerox® ConnectKey® Invoice Automation ermöglicht jetzt das Stapelscannen von bis zu 100 Rechnungen mit einem einzigen Tastendruck. Wichtige Daten werden extrahiert und automatisch in das ERP-System übertragen.

„Der gesamte Aufwand für die Rechnungserstellung konnte von 40 Stunden im Monat auf 10 reduziert werden“, sagt Urban Odelind, Xllnc Nordic NB, CFO. „Wir sparen jede Menge Zeit und Geld. Und wir können uns voll und ganz auf unser Kerngeschäft konzentrieren.“

2. Automatisieren der Vertriebslogistik

Die Morrell Group ein weltweit führender Anbieter von Lösungen für die Industrieautomation, verfügte über einen manuellen Bestellprozess, der zeitaufwendig, fehleranfällig und teuer war.

„Die Mitarbeiter im Lager arbeiteten mit mehrfarbigen, bedruckten Blättern mit handschriftlichen Notizen, um Artikel zu kommissionieren und zu scannen und sie nach Verlassen des Lagers zu verfolgen“, erklärt Betriebsleiter Dave Hajciar.

Jetzt verwenden sie ein Tablet mit einer App, die mit einem Xerox® AltaLink® Drucker verbunden ist, für automatisiertes Kommissionieren und Verpacken, was keinen Raum für Fehler lässt und Einsparungen von bis zu 25 % ermöglicht.

3. Beschleunigen des Versands von Einschreiben

In Italien sind im Geschäftsverkehr Einschreiben der italienischen Post sehr gebräuchlich.

„Dafür mussten wir Leute aus dem Büro abziehen, was Verzögerungen und Ärger verursachte,“ sagt Guiseppe Maselli, Leiter VAS-Lösungen bei AGS, einem italienischen Technologieunternehmen.

Wir haben ihnen geholfen, eine Web-Plattform zu schaffen, über die sie Einschreiben elektronisch versenden und den Prozess beschleunigen können.

Dokumente werden am Drucker gescannt, dann an eine von Poste Italiane betriebene Druck- und Kuvertierstation geschickt, wo sie auf herkömmliche Art und Weise versandt werden.

Das Ergebnis dieser Synergie zwischen IT, Implementierung und KI? Keine Dienstfahrten mehr, keine Lieferausfälle oder Verzögerungen und keine Zusatzkosten.

4. Übersetzungen leicht gemacht – den ganzen Tag lang, jeden Tag

Austin Frasier ist ein globaler Spezialist für Personalvermittlung mit Hauptsitz in Großbritannien und Niederlassungen in Deutschland und den USA. Beim Aushandeln der Konditionen mit den Kunden hatte man mit Unternehmen aus vielen Ländern und den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten und Schriftstücken zu tun.

Wir mussten viel drucken, bearbeiten, scannen und dann an den Kunden zurückschicken“ erklärt IT Manager Mitchell Bailey. „Mit der Xerox® Easy Translator App wird alles am Drucker erledigt.

Die Mitarbeiter starten einfach die App, wählen Ausgangs- und Zielsprache und geben dann an, ob die Ausgabe gedruckt oder per E-Mail verschickt werden soll. So sparen wir viel Zeit, wovon die Produktivität unmittelbar profitiert – was bisher 4 oder 5 Tage dauerte, kann jetzt in wenigen Minuten erledigt werden, und das zu jeder Tageszeit.“

Welche Geschäftsprozesse müssen Sie optimieren?

Wenn Sie neue Möglichkeiten finden, tägliche Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, können Sie Zeit und Geld sparen.

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen 10 oder 10.000 Mitarbeiter hat – wenn es uns gemeinsam gelingt, die Engpässe zu identifizieren, die Ihre Geschäftsprozesse verlangsamen, sind die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Sie Ihre Leistung und Produktivität deutlich steigern und Ihre Ziele erreichen werden

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