Sådan skaber du vækst med smart håndtering af dokumenter

Så kan ”the Internet of Everything” være nok så smart og altfavnende, men lad os være ærlige: Under high tec-overfladen er virksomheder stadig dybt afhængige af dokumenter i den daglige drift.

Forestil dig virksomhedens arbejdsgange som veje i et vejnet: Dokumenterne er trafikken, som bruger dem.

Arbejdsgangene er der for at sikre, at de rigtige ting kan kommunikeres til den rette medarbejder på det rette tidspunkt. Alligevel er det dokumenterne, som udfører selve kommunikationsarbejdet.

Og det er nærmere reglen end undtagelsen, at dine dokumenter indeholder kritiske oplysninger.

  • Fakturaer kommunikerer, hvor meget du skylder og hvor meget du har til gode.
  • Salgsopstillinger kommunikerer, hvad du kan og vil tilbyde.
  • Marketingmateriale kommunikerer, hvilke problemer du kan løse for dine kunder.

Selv de mest harmløse og simple dokumenter kan spille en central rolle i at opnå virksomhedens mål. Dokumenter er den mest synlige og håndterbare del af et firmas kommunikationsprocesser.

Der er bare ét kæmpestor problem: De fleste virksomheder gør sig få konkrete tanker om håndteringen af deres dokumenter. Især hvis de er inde i en kraftig vækstfase.

Netop i disse intense vækstperioder er kommunikationen vigtigere end nogensinde, og samtidig er det også nu, organisationens vaner og handlemønstre grundlægges. Du kan altså misse en gylden mulighed for at optimere måden, de 10 procent af omsætningen bruges på.

I de fleste tilfælde skyldes det ikke sjusk eller inkompetence, at spørgsmålet om dokumenter overses. Det er simpelthen, fordi det ikke virker synderligt vigtigt.

Hvilken rolle spiller IT i dokumentdrevne processer?

Hvis du er ansvarlig for It-området i en voksende virksomhed, bruger du sikkert al din tid på at løse akutte problemer, køre nye medarbejdere ind og administrere infrastrukturen. Det hele i et hæsblæsende tempo.

Efterladte dokumenter i printernes papirbakker virker forståeligt nok som et ubetydeligt problem i forhold til resten af dine arbejdsområder. Men tænker du over det, rejser de glemte dokumenter nogle vigtige spørgsmål.

  • Er det fortrolige dokumenter, der ligger frit fremme?
  • Kunne en medarbejder komme til at misse en vigtig dokumentudgave, fordi opdateringen ikke har fundet vej til skrivebordet, men stadig ligger i papirbakken?
  • Er de ansatte klar over, hvor meget den lemfældige omgang med blæk og papir koster?

Og her taler vi endda kun om ubrugte dokumenter. Symptomerne på forkert dokumenthåndtering påvirker faktisk samtlige medarbejdere og processer i virksomheden.

Hvis du er ansvarlig for IT-området i en voksende virksomhed og leder efter en måde at profilere dig på, er fornuftig dokumenthåndtering et godt sted at starte.

Analysér hvor dokumenterne kommer fra, hvordan de bevæger sig rundt, og hvor de skal ende. Du kommer ikke bare til at forbedre printerplaceringer og anvendelsespolitikker – du kommer til at påvirke hele virksomhedens kommunikationsform.

Start med at analysere virksomhedens aktuelle dokumenthåndtering. Hvad fungerer godt og hvad gør ikke? Stil spørgsmål som f.eks.:

  • Har vi placeret vores printere og scannere, så flest mulige har adgang til dem?
  • Er processerne, der gør udskrivning nødvendig, fastlagt? Eller printes der typisk løs efter spontant opståede behov?
  • Hvilke af vores udskrivningsprocesser er forudsigelige nok til, at en multifunktions-printer ville kunne tage over?
  • Hvor mange trin kræver det at scanne et dokument og lagre det sikkert?
  • Har vi aktive sikkerhedsprotokoller, som sikrer, at fortrolige dokumenter aldrig efterlades frit i papirbakken?

Når du først har analyseret dokumentsituationen grundigt, vil det stå klart, hvor vigtigt dette område er, og hvor meget opmærksomhed det kræver.

Herefter er det blot et spørgsmål om at identificere de rigtige løsninger på de specifikke problemer – beslutte hvilke processer der kan automatiseres, hvor er der brug for mere sikkerhedskontrol og hvem der skal styre den.

Vi hjælper hele tiden voksende virksomheder med at vurdere deres dokumentprocesser, og det viser sig gang på gang at det er en effektiv måde at forbedre bundlinjen på. Men frem for alt sparer IT-managerne vigtige arbejdstimer ved én gang for alle at klare dokumenthåndteringen strategisk, i stedet for hele tiden at slukke små brande.

Og netop voksende virksomheder har om nogen brug for intelligent IT-ledelse. Effektiv tidsudnyttelse kunne derfor ikke være vigtigere.

Vil du vide mere om processerne bag dokumenthåndtering?

Kontakt os

+ 45 8817 8817
Kontakt os online ›