Gå til hovedindholdKlik for at se vores Tilgængelighedserklæring, eller kontakt os med spørgsmål om tilgængelighed.

Man sitting at desk working on laptop.

Sådan løste et stort advokatfirma inden for arbejdsret udfordringer med dokumentbehandling og -deling.

Hos Bell Law Group bruger advokater og personale en enkelt platform til let at konvertere og samarbejde, uanset hvor de arbejder, med Xerox® Workflow Central.

"Xerox Workflow Central gør virkelig hverdagen enklere for jurister som dem hos Bell Law Group."

– Benjamin Duthu, marketing manager for Xerox' juridiske afdeling
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Video

Bell Law Group er et advokatfirma, der tilbyder robust repræsentation inden for personskade-sager samt arbejdsret for ansatte, statslige ansatte og arbejdsgivere. Med klienter i hele landet har firmaet kontorer i fem forskellige byer: Washington, New York, Syosset, Garden City og Miami.

Udfordringen

Fem kontorer med forskellige IT-netværk gjorde det vanskeligt at dele data

Bell Law Group er et anerkendt advokatfirma inden for arbejdsret og personskade, og i løbet af 20 år har firmaet oplevet vækst og opkøbt andre virksomheder og har kontorer i fem forskellige byer rundt om i USA. Firmaets advokater bevæger sig ofte fra det ene kontor til det andet afhængigt af klientbehov og skal dagligt dele og behandle dokumenter mellem kontorerne.

Dog gjorde det faktum, at hvert kontor havde sit eget IT-netværk og forskellige softwareløsninger, det svært at få adgang til at dele og behandle dokumenter. Advokater kunne måske bruge softwarefunktioner på én lokation, f.eks. til at konvertere, redigere eller oversætte dokumenter, for så at opdage at de enten ikke var tilgængelige eller var helt anderledes på et andet kontor. Sådanne forskelle kunne inspirere personalet til at bruge uautoriserede værktøjer til at udføre processerne, hvilket koster tid og ressourcer og gør gruppen sårbar over for mulige sikkerhedsrisici.

Firmaet havde brug for, at advokater og personale let kunne få adgang til dokumenter på tværs af alle kontorer i et enkelt, simpelt miljø. De havde også brug for en løsning, der gav personalet adgang til de samme værktøjer til dokumentbehandling, uanset hvor de arbejdede.

I lyset af de krav, der blev stillet til firmaet i en travl hverdag, søgte gruppen en enkel løsning, der ikke krævede betydelig brugertræning, og som ville fungere med den infrastruktur, der allerede eksisterede. I lyset af de krav, der blev stillet til firmaet i en travl hverdag, søgte gruppen en enkel løsning, der ikke krævede betydelig brugertræning, og som ville fungere med den infrastruktur, der allerede eksisterede.

Som langvarig kunde hos Xerox søgte Bell Law Group hjælp fra Xerox Business Solutions (XBS) for at finde en løsning.

Løsningen

En fleksibel platform til arbejdsgang

XBS anbefalede Bell Law Group at overveje Xerox® Workflow Central som en pålidelig og fleksibel platform, der ville fungere med deres eksisterende cloud-lager og give døgnadgang til data på tværs af alle lokationer.

Ad hensyn gruppens tidskrav foreslog Xerox, at de afprøvede platformen, før de besluttede at implementere den i hele firmaet. På den måde kunne firmaet prøve platformens funktioner i sit eget tempo.

I løbet af en prøveperiode på tre måneder fandt Bell Law Group ikke bare ud af, at Workflow Central kunne løse deres samarbejdsudfordringer, men opdagede også flere funktioner, der kunne imødekomme behovet for dokumentbehandling, herunder dokumentkonvertering, oversættelse, redigering og en funktion, der konverterer håndskrevne noter til redigerbare dokumenter.

Resultaterne

Advokater kan nemt få adgang til dokumenter og behandle dem hurtigt på tværs af alle lokationer

Firmaets advokater kan nu få adgang til, dele og behandle dokumenter hurtigere og nemmere med platformen Xerox® Workflow Central.

Da platformen fungerer med Bells cloud-lager, kan teammedlemmer dele dokumenter og samarbejde sikkert i realtid – en afgørende faktor i forhold til at imødekomme kravene i juridiske processer, hvor tiden er afgørende, f.eks. fornøden omhu i fusioner og opkøb.

Bells medarbejdere kan let og sikkert få adgang til ensartede værktøjer, uanset hvor de arbejder, så de kan konvertere filer til brugbare, handlingsparate formater, herunder hurtig oversættelse, redigering og oprettelse af lydfiler fra dokumenter. Vigtige funktioner, der har vist sig at være særligt nyttige for advokater i deres daglige arbejde, inkluderer muligheden for at konvertere håndskrevne noter til et redigerbart format og muligheden for at opsummere noter.

Samlet set hjælper det nye forenede samarbejdsmiljø gruppen med at optimere dens klienters først-politik.

Firmaet tester i øjeblikket flere Xerox-løsninger for at forbedre medarbejdernes arbejdsgang og styrke tjenesterne for klienterne.

"Travle advokatfirmaer står over for vedvarende krav om at maksimere effektiviteten og blive bedre til at betjene deres klienter. Xerox Workflow Central og en række andre Xerox-løsninger klarer disse praktiske og næsten universelle udfordringer."

– Benjamin Duthu, Xerox Legal Sector Marketing Manager

Tandhjulsikon med connectors, der svæver til venstreUdfordringen

  • Selvom medarbejdere vælger at arbejde fra deres hjemmekontorer, når det er muligt, bruger de meget tid på at pendle fra deres hovedkontor til andre kontorer eller til deres klients arbejdsområder for at møde dem ansigt til ansigt.

  • Derfor kæmpede medarbejderne med at finde sikre og korrekte værktøjer til at håndtere information og dele juridiske filer inden for deres virtuelle arbejdsgruppe.

  • Bell Law Group ledte efter en måde, hvorpå personalet kunne dele og gemme data fra alle fem kontorer på én og samme måde.

Lyspære-ikonLøsningen

  • Efter en prøveperiode tog Bell Law Group Xerox® Workflow Central i anvendelse, der tilbyder en enkelt, sikker og fleksibel arbejdsflow-platform, som var blevet godkendt til brug i virksomheden.

  • Brugere kan få adgang til tjenesten når som helst og hvor som helst fra pc'ere, mobile enheder og Xerox® ConnectKey®-multifunktionsprintere for at konvertere PDF-dokumenter til redigerbare formater i farten.

  • Brugerne drager fordel af den komplette samling af tilgængelige arbejds (konvertering til MS Office-filer, konvertering til lyd, automatisk redigering, oversættelse osv.).

  • Når dokumenterne er ændret, sendes de øjeblikkeligt til Bells cloud-lager eller sendes pr. e-mail til klienter ved hjælp af funktionen "Krypter og spor" for forbedret sikkerhed under afsendelse.

Opadgående graf med et tandhjul over denResultaterne

  • Det var let at få team-medlemmerne til at bruge værktøjet – der var ikke behov for nogen individuel træning.

  • Firmaets advokater og personale kan nu konvertere og redigere dokumenter hurtigere, uanset hvor de arbejder, og i fuld overensstemmelse med reglerne.

  • Funktionen "Krypter og spor" giver klienten mulighed for sikkert at dele følsomme filer mellem team-medlemmer eller med eksterne parter.

  • Bell Law Group kan yde en hurtigere service til deres klienter og understøtte deres kunderne først-politik.

A woman with a laptop using a Xerox C235 MFP in her home office

Platformen Xerox® Workflow Central

Tilføj dokumentkonvertering til alle dine enheder. Overalt.

Relateret Artikel

  • Students working at a table

    Træningsleverandør innoverer læringsoplevelsen, så indholdet bliver mere tilgængeligt.

    CRC Formations træningspersonale bruger Xerox® Workflow Central til at tilbyde elever nye måder at lære på.

  • Doctor examining a child

    French Non-Profit Association Case Study

    See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.

  • Woman working at desk on her computer in her house with child on her lap.

    Make hybrid work, work

    See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 1

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

  • Person in a darkened room peering at a large monitor

    Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core

    Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.

  • Woman looking at phone, with security overlay

    3 Essentials to Cybersecurity - Part 2

    Discover how Xerox technologies can help to secure your printer and data.

Del