Sådan løste et stort advokatfirma inden for arbejdsret udfordringer med dokumentbehandling og -deling.

Hos Bell Law Group bruger advokater og personale en enkelt platform til let at konvertere og samarbejde, uanset hvor de arbejder, med Xerox^® Workflow Central.

Bell Law Group er et advokatfirma, der tilbyder robust repræsentation inden for personskade-sager samt arbejdsret for ansatte, statslige ansatte og arbejdsgivere. Med klienter i hele landet har firmaet kontorer i fem forskellige byer: Washington, New York, Syosset, Garden City og Miami.

Udfordringen

Fem kontorer med forskellige IT-netværk gjorde det vanskeligt at dele data

Bell Law Group er et anerkendt advokatfirma inden for arbejdsret og personskade, og i løbet af 20 år har firmaet oplevet vækst og opkøbt andre virksomheder og har kontorer i fem forskellige byer rundt om i USA. Firmaets advokater bevæger sig ofte fra det ene kontor til det andet afhængigt af klientbehov og skal dagligt dele og behandle dokumenter mellem kontorerne.

Dog gjorde det faktum, at hvert kontor havde sit eget IT-netværk og forskellige softwareløsninger, det svært at få adgang til at dele og behandle dokumenter. Advokater kunne måske bruge softwarefunktioner på én lokation, f.eks. til at konvertere, redigere eller oversætte dokumenter, for så at opdage at de enten ikke var tilgængelige eller var helt anderledes på et andet kontor. Sådanne forskelle kunne inspirere personalet til at bruge uautoriserede værktøjer til at udføre processerne, hvilket koster tid og ressourcer og gør gruppen sårbar over for mulige sikkerhedsrisici.

Firmaet havde brug for, at advokater og personale let kunne få adgang til dokumenter på tværs af alle kontorer i et enkelt, simpelt miljø. De havde også brug for en løsning, der gav personalet adgang til de samme værktøjer til dokumentbehandling, uanset hvor de arbejdede.

I lyset af de krav, der blev stillet til firmaet i en travl hverdag, søgte gruppen en enkel løsning, der ikke krævede betydelig brugertræning, og som ville fungere med den infrastruktur, der allerede eksisterede. I lyset af de krav, der blev stillet til firmaet i en travl hverdag, søgte gruppen en enkel løsning, der ikke krævede betydelig brugertræning, og som ville fungere med den infrastruktur, der allerede eksisterede.

Som langvarig kunde hos Xerox søgte Bell Law Group hjælp fra Xerox Business Solutions for at finde en løsning.

Løsningen

En fleksibel platform til arbejdsgang

Xerox Business Solutions anbefalede Bell Law Group at overveje Xerox^® Workflow Central som en pålidelig og fleksibel platform, der ville fungere med deres eksisterende cloud-lager og give døgnadgang til data på tværs af alle lokationer.

Ad hensyn gruppens tidskrav foreslog Xerox, at de afprøvede platformen, før de besluttede at implementere den i hele firmaet. På den måde kunne firmaet prøve platformens funktioner i sit eget tempo.

I løbet af en prøveperiode på tre måneder fandt Bell Law Group ikke bare ud af, at Workflow Central kunne løse deres samarbejdsudfordringer, men opdagede også flere funktioner, der kunne imødekomme behovet for dokumentbehandling, herunder dokumentkonvertering, oversættelse, redigering og en funktion, der konverterer håndskrevne noter til redigerbare dokumenter.

Resultaterne

Advokater kan nemt få adgang til dokumenter og behandle dem hurtigt på tværs af alle lokationer

Firmaets advokater kan nu få adgang til, dele og behandle dokumenter hurtigere og nemmere med platformen Xerox^® Workflow Central.

Da platformen fungerer med Bells cloud-lager, kan teammedlemmer dele dokumenter og samarbejde sikkert i realtid – en afgørende faktor i forhold til at imødekomme kravene i juridiske processer, hvor tiden er afgørende, f.eks. fornøden omhu i fusioner og opkøb.

Bells medarbejdere kan let og sikkert få adgang til ensartede værktøjer, uanset hvor de arbejder, så de kan konvertere filer til brugbare, handlingsparate formater, herunder hurtig oversættelse, redigering og oprettelse af lydfiler fra dokumenter. Vigtige funktioner, der har vist sig at være særligt nyttige for advokater i deres daglige arbejde, inkluderer muligheden for at konvertere håndskrevne noter til et redigerbart format og muligheden for at opsummere noter.

Samlet set hjælper det nye forenede samarbejdsmiljø gruppen med at optimere dens klienters først-politik.

Firmaet tester i øjeblikket flere Xerox-løsninger for at forbedre medarbejdernes arbejdsgang og styrke tjenesterne for klienterne.