Strømlining af arbejdsprocessen

Hvordan en fabrikant bruger mindre tid på at administrere dokumenter og mere tid på at administrere forretningen

Clocks

Udfordring

En mellemstor fabrikant havde problemer med at administrere papirbaserede dokumenter. Karla, afdelingschef for arkivadministrationen, brugte flere timer på at prøve at finde forkert arkiverede og bortkomne papirdokumenter, hvilket ofte medførte tidskrævende ture til et eksternt fjernarkiv. Der var heller ikke nogen formel plan for genoprettelse efter nedbrud.

MFP and smartphone

Løsning

Virksomheden brugte dokumentstyringssoftware til at scanne og digitalisere arkiverne ved hjælp af en Xerox® ConnectKey® Technology-aktiveret MFP. De ansatte får nu øjeblikkelig og sikker adgang til digitale dokumenter ved at bruge deres ID. Flere brugere kan nu få adgang til det samme opdaterede dokument samtidig, hvilket strømliner arbejdsprocessen. Arkiverne replikeres i skyen til genoprettelse efter nedbrud, hvilket betyder 99 % oppetid og adgang overalt i verden.

I aktion

1. Enkelhed, når det er bedst

Karla anbringer papirbaserede arkiver i Xerox® MFP-dokumentfremføreren og berører scan-ikonet på berøringsskærmen.

2. Intuitiv af natur

Hun vælger sine scanningsmuligheder, besvarer to spørgsmål fra rullemenuen, indtaster et unikt filnummer og berører "Start"-knappen for at scanne dokumenter.

Virksomheden brugte dokumentstyringssoftware til at scanne og digitalisere arkiverne

3. Løsningsorienteret

Da alle arkiver er digitaliserede, kan Karla og hendes kolleger nu få adgang til alle dokumenter fra deres computere eller håndholdte enheder.

4. Let tilgængelig

Medarbejderne kan nemt lokalisere og printe dokumenter fra en hvilken som helst Xerox® ConnectKey® Technology-aktiveret enhed (med deres installerede App Print fra IMS). De vælger simpelthen knappen "Print from IMS" på berøringsskærmens grænseflade, besvarer søgespørgsmål for det dokument, der søges, og trykker på "Print".

ConnectKey Technology i aktion

Man with tablet

Print fra skyen

Se, hvordan Robert downloader, scanner, printer, deler og oversætter dokumenter fra sin mobile enhed til MFP'en.
Få mere at vide

Finger on keyboard

Brug apps til opgaver

Se, hvordan en bank udskifter sine tidskrævende manuelle opgaver med brugerdefinerede applikationer, der fremskynder processerne.
Få mere at vide

Doctor with tablet

Opret elektroniske dokumenter

Læs om, hvordan et hospital konverterer papirbaserede journaler til digitale journaler og tilgår dem fra skyen.
Få mere at vide

ConnectKey Technology

Kommende ConnectKey®-arrangementer

Se arrangementer