Xerox erklæring om beskyttelse af personoplysninger

Indledning

Denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger omfatter websteder og applikationer tilhørende Xerox Corporation (heri betegnet “Xerox” eller “vi”), hvor der er et link til denne erklæring. Denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger omfatter Xerox’ markedsførings- og annoncepraksis, hvor og når der henvises hertil. Hensigten er at informere dig om vores indsamling og brug af dine personoplysninger.

Vi indsamler disse personoplysninger

Du kan vælge at udlevere dine personoplysninger til os, så vi kan kommunikere med dig, behandle dine ordrer, levere services til dig eller bruge oplysningerne i forbindelse med ansættelse. De oplysninger, vi indsamler, afhænger af, i hvilken sammenhæng du er i kontakt med Xerox, hvilke valg du træffer, herunder dine indstillinger for beskyttelse af personoplysninger, og de produkter og services, du vælger. De personoplysninger, vi indsamler, kan omfatte følgende:

Navn og kontaktoplysninger. . Dit for- og efternavn, din e-mailadresse, din postadresse, dit telefonnummer samt øvrige lignende kontaktoplysninger med det formål at kommunikere med dig, behandle ordrer eller levere produkter eller services til dig. Vi kan desuden vælge at indsamle information om din arbejdsgivers navn, hvis du køber produkter eller services på vegne af et firma, om dine tidligere køb samt om dine online købspræferencer. I nogle skemaer kan du blive bedt om at oplyse dit kundenummer eller om produktoplysninger, f.eks. et serienummer.

Legitimationsoplysninger. Adgangskoder, tip til adgangskoder og lignende sikkerhedsoplysninger, der anvendes til autentificering og adgang til konti.

Demografiske oplysninger. Oplysninger om dig, f.eks. dit bopælsland og foretrukne sprog.

Betalingsoplysninger. Oplysninger, som er nødvendige for at kunne behandle din betaling, hvis du køber noget, f.eks. dit kreditkortnummer og sikkerhedskoden på dit betalingskort.

Positionsdata. Vi kan vælge at indsamle data om din position, hvad enten det er præcise eller upræcise data. Præcise positionsdata kan være GNSS-data (Global Navigation Satellite System), f.eks. gps, samt data, som identificerer mobilmaster eller trådløse hotspots i nærheden, og som vi indsamler, når du aktiverer positionsbaserede produkter eller services. Upræcise positionsdata kan f.eks. være en position hentet fra din enhed eller data, som viser, hvor du befinder dig mindre præcist, f.eks. et bynavn eller et postnummer.

Oplysninger fra sociale medier. Vi stiller eventuelt kommunikation via sociale medier til rådighed, så du kan dele information på dine sociale medier. Hvis du benytter dette, vil information om dig eventuelt blive indsamlet eller videregivet af det sociale medie. Sørg for at sætte dig ind i de sociale mediers politik og indstillinger for beskyttelse af personoplysninger, som du bruger.

Jobansøgninger/CV'er. Oplysninger om jobansøgninger/CV'er, som du giver os, hvis du sender en jobansøgning til Xerox, enten direkte eller indirekte. Du bekræfter, at du er klar over, at din ansøgning kan indeholde følsomme personoplysninger. Xerox anvender disse oplysninger til at vurdere din ansøgning og foretage aktiviteter i relation til ansættelse.

Tilbagemelding og produktanmeldelser. Oplysninger, som du udleverer til os, og indholdet i meddelelser, som du sender til os, f.eks. tilbagemeldinger og produktanmeldelser, som du skriver, blogindlæg eller spørgsmål og information, du meddeler kundesupport. Når du kontakter os via vores websted, en Xerox-applikation eller en helpdesk, f.eks. i forbindelse med kundesupport, telefonsamtaler eller chat med vores repræsentanter, kan denne kontakt blive overvåget eller optaget. Dine tilbagemeldinger, indlæg og anmeldelser bliver anvendt som hjælp til at forbedre vores produkter og services.

Besøg på websteder. Oplysninger om, når du har været inde på vores websteder, og om din brug af internettet. Det kan omfatte oplysninger om din enhed, herunder IP-adresse (Internet Protocol), browsertype samt regionale indstillinger og sprogindstillinger. Dette er beskrevet nærmere i afsnittet "Cookies, webbeacons og indstillinger for beskyttelse af personoplysninger" nedenfor. Vi indsamler disse oplysninger for at fastslå bl.a. antal besøgende forskellige steder på vores websteder, for at give dig en individuel brugeroplevelse på vores websteder og for at tilpasse vores kontakt individuelt med dig.

Produkter. Nogle Xerox produkter indsamler oplysninger, f.eks. om produktregistrering, tælleraflæsninger, tonerbeholdninger, udstyrskonfiguration og -indstillinger, softwareversion og fejlkoder. Xerox anvender disse oplysninger til produktforbedringer, fakturering, oprettelse af rapporter, gensupplering af forbrugsstoffer og support.

Eksterne kilder. Vi indhenter også oplysninger fra eksterne parter. Disse eksterne kilder varierer over tid, men det er kilder, som vi vurderer som troværdige, og som kan være offentligt tilgængelige eller tilgængelige mod betaling. Det kan omfatte:

  • Informationsmæglere, som vi køber demografiske oplysninger af til at supplere de oplysninger, vi indsamler
  • Sociale medier, når du giver tilladelse til, at et Xerox produkt må få adgang til dine oplysninger på et eller flere sociale medier
  • Bestemte parter i jeres virksomhed (f.eks. et medlem af jeres it-afdeling) i forbindelse med levering af services til dig
  • Partnere, sammen med hvem vi tilbyder varemærkede services eller indgår i fælles markedsføringsaktiviteter. Hvis du køber Xerox services eller produkter af en Xerox partner, får vi eventuelt bestemte oplysninger om, hvad du har købt, fra denne partner
  • Svindelforebyggende organisationer eller kreditoplysningsbureauer i forbindelse med kreditvurdering
  • Offentligt tilgængelige kilder, f.eks. offentlige databaser eller øvrige oplysninger i det offentlige rum

Sådan bruger vi personoplysninger

Vi indsamler og behandler personoplysninger med dit samtykke, som påkrævet af lovgivning, eller som nødvendigt for at opfylde Xerox' legitime interesser, herunder: (i) Levere produkter og services til dig, (ii) lede, administrere og drive vores virksomhed, (iii) opfylde vores kontraktlige og juridiske forpligtelser, (iv) foretage direct marketing, (v) forebygge svindel, og (vi) beskytte datasikkerheden i vores systemer og for vores kunder.

Personoplysninger, der sendes i en firmakapacitet, kan blive flettet med tilgængelige erhvervsdatabaser. Xerox anvender personoplysninger på følgende måder:

  • Til at besvare dine spørgsmål og kommunikere med dig
  • Yde kundeservice
  • Dele nyheder, opdateringer eller nyttige tip om Xerox produkter og services
  • Tilbyde online køb
  • Informere dig om særtilbud og øvrig reklame
  • Invitere dig til at tilmelde dig online tjenester
  • Indgå forhandlersamarbejde
  • Modtage og gennemgå jobansøgninger
  • Tilpasse, analysere og forbedre vores produkter, services, teknologier, kommunikation og relation med dig
  • Levere produkter og services, som du har bestilt
  • Give dig administrative beskeder om dine Xerox produkter eller services
  • Videregive henholdsvis overføre personoplysninger til den overtagende part i tilfælde af, at Xerox fusionerer eller overtager en virksomhed

Sådan videregiver vi personoplysninger

Vi udveksler dine personoplysninger i nødvendigt omfang for at gennemføre transaktioner eller levere et produkt eller en service, som du har bestilt eller godkendt. Hvis du f.eks. udleverer dine betalingsoplysninger i forbindelse med et køb, videregiver vi dem til banker og øvrige instanser, som behandler betalingstransaktioner eller yder andre finansielle serviceydelser, og til svindelforebyggelse og reducering af kreditrisici.

Vi videregiver personoplysninger til datterselskaber og tilknyttede selskaber af Xerox til effektiv administration af driften af vores virksomhed. Desuden videregiver vi personoplysninger til leverandører eller repræsentanter, som arbejder på vores vegne, til de formål, som er beskrevet i denne erklæring eller i de kontrakter, som du har indgået med os. Det kan f.eks. være firmaer, vi har ansat til at yde kundeservice eller bistå med at vedligeholde og yde service til produkter via vores systemer og services, der eventuelt har brug for at få adgang til personoplysninger for at kunne gøre dette. I sådanne tilfælde skal disse firmaer kontraktligt overholde vores beskyttelse af personoplysninger og sikkerhedskrav, og de har ikke tilladelse til at anvende personoplysninger, som de får udleveret af os til andre formål. Vi kan også vælge at videregive personoplysninger som led i en firmatransaktion, f.eks. en fusion eller frasalg af aktiver.

Og endeligt overfører eller videregiver vi personoplysninger, når vi i god tro anser det for at være nødvendigt i disse tilfælde:

  • For at overholde gældende lovgivning eller reagere på velbegrundede retsskridt, herunder alt fra lovhåndhævende til øvrige statslige organer
  • For at beskytte vores kunder, f.eks. for at forebygge forsøg på at bedrage brugere af vores produkter, eller for at bistå med at undgå livsfare eller alvorlig personskade
  • For at opretholde databeskyttelsen af vores produkter, herunder forebygge eller stoppe angreb på vores computersystemer eller netværk

Her behandler og opbevarer vi personoplysninger

Personoplysninger, som indsamles af Xerox, kan blive overført til, opbevaret og behandlet i dit land, USA eller andre lande, hvor Xerox eller dets datterselskaber eller tilknyttede selskaber, underleverandører, repræsentanter eller samarbejdspartnere har faciliteter. Vores datterselskaber, tilknyttede selskaber, underleverandører, repræsentanter eller samarbejdspartnere skal kontraktligt beskytte personoplysninger, som de modtager fra os, og de må ikke anvende disse personoplysninger til andre formål end at yde den service, som anvises af Xerox. Desuden træffer vi foranstaltninger for at yde passende beskyttelse ved eventuel overførsel af dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Ansatte i Xerox informeres årligt om vores retningslinjer for beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med vores obligatoriske træningsprogram. Vi tager skridt til at sikre, at de oplysninger, vi indsamler i henhold til denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger, bliver behandlet efter bestemmelserne i denne erklæring og i den lovgivning, som er gældende, hvor oplysningerne findes. I nogle tilfælde overfører vi personoplysninger fra EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde) og Schweiz til andre lande. I så fald anvender vi forskellige juridiske instrumenter, herunder kontrakter, til at sikre, at eventuelle påkrævede rettigheder og beskyttelser overholdes for dine oplysninger.

Opbevaringsperiode

Xerox opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at levere de produkter og udføre de serviceydelser og transaktioner, du har bedt om, eller til andre vigtige formål, f.eks. for at overholde vores lovmæssige forpligtelser, bilægge tvister og håndhæve vores aftaler. De faktiske opbevaringsperioder kan variere. De anvendte kriterier til at fastlægge opbevaringsperioder omfatter: (i) Hvor længe der er behov for personoplysningerne til at levere vores produkter eller drive vores virksomhed, (ii) om personoplysningerne er følsomme, og (iii) om Xerox er pålagt en juridisk, kontraktlig eller lignende forpligtelse om at opbevare oplysningerne.

Dine rettigheder med hensyn til personoplysninger

Du har forskellige valgmuligheder med hensyn til de oplysninger, vi indsamler. Når du bliver bedt om at udlevere personoplysninger, kan du afvise det. Men hvis du vælger ikke at udlevere oplysninger, som er nødvendige for at levere et produkt eller en service, vil du muligvis ikke kunne anvende produktet eller servicen.

  • Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage med hensyn til behandling fremover.
  • Hvis det er relevant, har du ret til at bede os om at: (i) Få adgang til og få tilsendt personoplysninger, (ii) få overført personoplysninger og (iii) få rettet eller slettet dine personoplysninger.
  • Du kan desuden have ret til at gøre indsigelse mod eller få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod direct marketing.
  • Du har ret til at indgive en klage til en databeskyttelsesrådgiver eller tilsynsmyndigheden.

Du kan kontakte Xerox for at kontrollere nøjagtigheden af dine personoplysninger eller bede om, at dine oplysninger bliver opdateret eller slettet, ved at skrive til ethics@xerox.com. Skriv "Access" i emnefeltet, og beskriv formålet med din henvendelse i mailen. Du kan også kontakte os på Xerox' hotline for etiske spørgsmål på 1-866-XRX-0001. Xerox forbeholder sig ret til at kontrollere din identitet og revidere omfanget og antallet af henvendelser. I bestemte tilfælde kan din anmodning blive afvist på basis af en lovlig undtagelse, eller hvis vi lovmæssigt er afskåret fra at kunne imødekomme en sådan anmodning.

Børn

Der er intet på Xerox' websted, som henvender sig til børn under 13 år (eller en anden alder, som defineret i national lovgivning, hvis en højere alder gør sig gældende), og Xerox hverken indsamler personoplysninger fra børn eller målretter sit websted eller sine produkter bevidst til børn.

Personoplysningssikkerhed

Xerox er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og at holde streng kontrol med adgangen hertil. Vi anvender rimelige og passende fysiske, tekniske og administrative procedurer til at beskytte personoplysninger, som vi indsamler og behandler. Det er kun godkendt Xerox personale og godkendt personale hos vores datterselskaber, tilknyttede selskaber, repræsentanter og samarbejdspartnere, som har tilladelse til at håndtere oplysninger, der udleveres til Xerox.

Xerox' websteder opbevarer personoplysninger i adgangskodesikrede miljøer på servere, som overholder Xerox' politikker, standarder og procedurer for informationssikkerhed. Vi anvender forskellige sikkerhedsteknologier og -procedurer til at beskytte dine personoplysninger mod uvedkommende adgang, brug eller videregivelse. Vi opbevarer f.eks. de personoplysninger, du udleverer, på computersystemer, hvortil der er begrænset adgang, og som er placeret i kontrollerede faciliteter. Når vi sender følsomme personoplysninger, f.eks. en adgangskode, på internettet, beskytter vi oplysningerne ved hjælp af kryptering.

For at du trygt kan købe på Xerox' websteder, beskytter Xerox kreditkortoplysninger, som udleveres online, ved hjælp af krypteringsteknologi eller opdeling i tokens baseret på branchenormer.

Vores repræsentanter og partnere beskytter dine personoplysninger

Når du udleverer personoplysninger til Xerox, kan det i nogle tilfælde være nødvendigt at overføre personoplysninger til vores datterselskaber, tilknyttede selskaber, repræsentanter og samarbejdspartnere, som derefter udfører bestillingen eller leverer relevante services. Xerox kræver, at sine datterselskaber, tilknyttede selskaber, repræsentanter og samarbejdspartnere håndterer personoplysninger på samme datasikkerhedsniveau som Xerox.

Cookies, webbeacons og indstillinger for beskyttelse af personoplysninger

Hvad er en cookie?

Cookies er små tekstfiler, der lægges på din computer eller mobilenhed af websteder, som du går ind på. De anvendes generelt til at få websteder til at fungere effektivt og til at stille information til rådighed for ejerne af webstedet. Cookies er praktiske, fordi det giver et websted mulighed for at genkende din enhed, så du kan navigere effektivt mellem websider, dine præferencer bliver lagret, og din brugeroplevelse af webstedet bliver generelt forbedret.

Hvordan bruger Xerox cookies?

Xerox bruger cookies til at genkende gentagne besøg på vores websteder og til at implementere webnavigation og online indkøb. Cookies lagrer oplysninger om, hvilket land du er online i, og hvilket sprog du bruger, sammen med et tildelt, vilkårligt sessions-id. I nogle tilfælde lagrer cookies forretningens navn og adresseoplysninger, så du ikke skal indtaste de samme oplysninger igen i andre skemaer.

Med den information fra cookies, som Xerox indsamler, kan vi følge antallet af besøgende på vores websteder over tid og fastslå, om det er nye eller tilbagevendende besøg.

Xerox samarbejder desuden med eksterne annoncepartnere, som anvender cookies til at vise Xerox annoncer på andre websteder og til at måle effekten af vores reklamekampagner. Vi bruger f.eks. Google Analytics til at følge brug af og aktivitet på websteder. Du kan få mere at vide om, hvordan Google Analytics anvender dine oplysninger her.

Hvad er et webbeacon?

Et webbeacon er et elektronisk billede, som kan anvendes til at genkende en cookie på din computer eller anden enhed, når du kigger på en webside eller e-mail.

Hvordan anvender Xerox webbeacons?

Xerox og vores eksterne annoncepartnere kan vælge at anvende webbeacons på vores websteder, i vores e-mails og i vores annoncer på andre websteder til at måle effekten af vores websteder og annoncer. Webbeacons kan f.eks. tælle, hvor mange besøgende vi får på vores websteder via en bestemt annonce, eller hvor mange der åbner eller reagerer på en e-mail.

Kan jeg blokere cookies og webbeacons?

Ja, i browseren kan du indstille, om cookies skal aktiveres, inaktiveres eller slettes. Se menuen Hjælp i den browser, du bruger, for nærmere oplysninger. Hvis du blokerer cookies, vil der være funktioner på Xerox' websteder, som du ikke kan bruge, bl.a. indkøbskurven og administration af din online konto. Nogle webbeacons fungerer ikke, hvis du inaktiverer cookies.

Links til websteder, som ikke tilhører Xerox

Andre websteder, hvortil der er adgang via vores websted, f.eks. via knapper til sociale medier eller andre links, indsamler muligvis bestemte oplysninger om dig ved hjælp af cookies, webbeacons mv. Vi har ikke adgang til eller kontrol over, hvilke cookies el.lign. disse eksterne websteder eventuelt bruger, og disse eksterne websteders informationspraksis er ikke omfattet af denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger. Sørg for at sætte dig ind i eksterne websteders politik og indstillinger for beskyttelse af personoplysninger.

Indstillinger af beskyttelse af personoplysninger: Hvordan anvender Xerox interessebaseret annoncering?

Websteder samarbejder med online annoncører om at indsamle information om besøgende for at vise mere relevante og brugbare annoncer. Det kaldes interessebaseret annoncering eller adfærdsbaseret annoncering på internettet. Xerox og vores eksterne annoncepartnere kan vælge at anvende cookies og webbeacons til at vise interessebaserede annoncer, som er relevante for og målrettet til vores eksisterende og potentielle kunder. Ved visning af interessebaserede annoncer overholder Xerox "Self-Regulatory Program for Online Behavioral Advertising"-principperne for adfærdsbaseret annoncering.

Hvilke oplysninger indsamler Xerox' websteder til interessebaseret annoncering?

Xerox og vores eksterne annoncepartnere kan vælge at anvende cookies eller webbeacons til at indsamle oplysninger til brug for interessebaseret annoncering baseret på dine besøg på Xerox.com og øvrige websteder. Disse cookies identificerer, hvilke sider du er inde på, hvilke links og annoncer du klikker på, hvad du foretager dig i øvrigt på disse websteder, og hvilket websted der har henvist. Tilsvarende anvender online annoncører cookies til at vise dig annoncer for andre firmaer end Xerox baseret på dine besøg på Xerox.com og andre websteder.

Kan jeg bestemme, hvilke oplysninger til interessebaseret annoncering som Xerox websteder indsamler om mig?

Ja, Xerox giver dig adgang til en funktion til at fravælge indsamling af oplysninger af firmaer, som overholder principperne for Self-Regulatory Program for Online Behavioral Advertising.

Foretrukne kontaktmåder

Xerox kan sende reklamemails til dig med annoncer for vores produkter og services. Desuden kan du abonnere på forskellige produkt- og servicespecifikke meddelelser på vores websteder. Hvis du får tilsendt reklamemails fra Xerox og ikke ønsker at modtage dem længere, kan du framelde dig på www.xerox.com/unsubscribe eller ved at bruge muligheden for at framelde dig i mailen. Du kan også sende frameldinger med brev til:

Marketing Privacy Preferences
Xerox Corporation
Marketing Manager
27063 SW Canyon Creek Road,
Building 63 MS 7063-630,
Wilsonville, OR 97070

Denne frameldingsmulighed gælder ikke meddelelser, der primært har til formål at muliggøre ordregennemførelse, kontrakter, support, advarsler om produktsikkerhed, softwareopdateringer eller øvrige administrative og transaktionsrelaterede meddelelser, hvis primære formål ikke er af annoncemæssig karakter.

Kontakt Xerox

Xerox afhjælper eventuelle klager over beskyttelsen af dine personoplysninger og vores indsamling af dem. Spørgsmål eller anliggender i forbindelse med denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger og dine rettigheder i henhold til lovgivning om beskyttelse af privatlivets fred kan stiles til Xerox Business Ethics and Compliance Office.

Hvis du har spørgsmål eller anliggender, som du ønsker at meddele Business Ethics and Compliance Office, bedes du kontakte Xerox' hotline for etiske spørgsmål. Kontakt til Xerox' hotline for etiske spørgsmål sker fuldt fortroligt og anonymt, hvis du ønsker det, enten online eller på telefonnummeret til gratiskald nedenfor.

Du kan også kontakte os pr. brev på adressen:

Xerox Corporation
Xerox Business Ethics and Compliance Office
201 Merritt 7
Norwalk, CT 06851-1056
USA

 

Xerox Limited er vores repræsentant for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz:

Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Storbritannien

Xerox datterselskabet i dit land kan du se her.

 

Hvis du har spørgsmål om Xerox produkter eller services, kan du ringe gratis til os på 1-800-ASK-XEROX eller 1-800-275-9376. Du kan finde flere kontaktoplysninger på www.xerox.com, hvis du har spørgsmål om support, salg, firmaoplysninger, studielegater, forskning og innovation eller services.

Opdateringer af erklæringen

Xerox forbeholder sig ret til at ændre denne erklæring. Hvis vi foretager ændringer, opdaterer vi tilsvarende denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger og ændrer erklæringens ikrafttrædelsesdato.

Erklæringens ikrafttrædelsesdato: 1. maj 2018.

Hvad er ændret i denne opdatering?

Denne erklæring om beskyttelse af personoplysninger er opdateret for at tage højde for ændringer som følge af den europæiske persondataforordning (databeskyttelsesforordningen).