Jak významná právní firma zabývající se pracovním právem vyřešila výzvy spojené se zpracováním a sdílením dokumentů
Advokáti a další zaměstnanci firmy Bell Law Group používají Xerox® Workflow Central. To jim v rámci jediné platformy umožňuje bezproblémově konvertovat data a spolupracovat.
„Xerox Workflow Central skutečně usnadňuje právním odborníkům každodenní práci, příkladem budiž advokáti z Bell Law Group.“
Bell Law Group je právnická firma, která zaměstnancům, federálním zaměstnancům a zaměstnavatelům poskytuje dynamické zastupování ve věcech zranění osob a v oblasti pracovního práva. Firma působí po celých Spojených státech a kanceláře má v pěti městech: Washington, New York, Syosset, Garden City a Miami.
Výzva
Obtížné sdílení dat mezi pěti kancelářemi s různými IT sítěmi
Prémiová právnická firma působící v oblasti pracovního práva a zranění osob, Bell Law Group, se za svou více než dvacetiletou historii neustále rozrůstala. Momentálně má kanceláře v pěti městech USA. Její advokáti se podle požadavků klientů často přesunují mezi kancelářemi a denně potřebují mezi kancelářemi sdílet procesní dokumenty.
Kvůli tomu, že každá kancelář používá jinou IT síť a různá softwarová řešení, se přístup, sdílení a zpracovávání dokumentů stalo problémem. Advokáti například v jedné kanceláři použili softwarové funkce ke konverzi, revizi či překladu dokumentů, které v druhé kanceláři nebyly k dispozici nebo byly zcela jiné. Takové nedostatky mohly zaměstnance přimět k používání neschválených nástrojů, aby práci dokončili. To s sebou neslo ztráty času i prostředků a firma byla zranitelná vůči možným bezpečnostním rizikům.
Firma proto hledala způsob, jak svým advokátům a zaměstnancům umožnit snadný přístup k dokumentům ve všech kancelářích v rámci jednoho jednoduchého prostředí. Také hledala řešení, které by zaměstnancům umožnilo přístup ke stejným nástrojům pro zpracování dokumentů z jakékoli kanceláře.
Vzhledem k těmto naléhavým požadavkům firma hledala jednoduché řešení, které by nevyžadovalo intenzivní školení uživatelů a fungovalo by s již zavedenou infrastrukturou.
Firma Bell Law Group, která je dlouhodobým zákazníkem společnosti Xerox, se o pomoc obrátila na Xerox Business Solutions.
Řešení
Flexibilní platforma pracovních postupů
Pracovníci Xerox Business Solutions doporučili právní firmě Bell Law Group, aby zvážila Xerox® Workflow Central jako spolehlivou a flexibilní platformu, která by spolupracovala s jejich již zavedeným cloudovým úložištěm a poskytovala by nepřetržitý přístup k souborům ve všech kancelářích.
Vzhledem k časové tísni společnost Xerox doporučila provedení zkušebního provozu platformy, než se firma rozhodne pro její přijetí ve všech kancelářích. Takto si firma mohla funkce platformy vyzkoušet v reálné praxi.
Během tříměsíčního zkušebního období firma Bell Law Group zjistila, že nabízené řešení nejen řeší její problémy spolupráce, ale také přináší další funkce týkající se zpracování dokumentů, např. převody dokumentů, překlad, redigování a funkce, která provádí převod ručně psaných poznámek na upravitelné dokumenty.
Výsledky
Advokáti mohou rychle a snadno přistupovat k dokumentům napříč všemi pracovišti a zpracovávat je.
Advokáti firmy nyní mohou prostřednictvím platformy Xerox® Workflow Central přistupovat, sdílet a zpracovávat dokumenty rychleji a snadněji.
Vzhledem k tomu, že tato platforma spolupracuje s cloudovým poskytovatelem firmy, mohou zaměstnanci sdílet dokumenty a bezpečně spolupracovat v reálném čase – to je zásadní faktor při plnění požadavků časově náročných právních procesů, jako je například hloubková kontrola při fúzích a akvizicích.
Zaměstnanci společnosti Bell mohou bezproblémově a bezpečně přistupovat ke stálým nástrojům, kdykoli chtějí převádět soubory na použitelné a praktické formáty, včetně rychlého překladu, revize a tvorby audio souborů z dokumentů. Mezi klíčové funkce, které se advokátům v rámci každodenní činnosti obzvlášť osvědčily, patří možnost převádět ručně psané poznámky do upravitelného formátu a možnost sumarizovat poznámky.
Toto nově sjednocené prostředí pro spolupráci firmě v konečném důsledku pomáhá optimalizovat její zásady „klient na prvním místě“.
Bell Law Group momentálně testuje další řešení Xerox, aby ještě více vylepšila pracovní postupy svých zaměstnanců a zlepšila služby klientům.
„Zaneprázdněné právní firmy čelí při poskytování služeb klientům neustávajícím požadavkům na maximalizaci účinnosti a efektivity. Xerox Workflow Central a celá řada dalších řešení Xerox tyto praktické a téměř univerzální výzvy řeší.“
Výzva
Zatímco advokáti volí práci z domova, kdykoli je to možné, tráví spoustu času cestováním mezi firemními kancelářemi nebo na pracoviště klientů kvůli osobním schůzkám.
V důsledku toho se jim nedaří najít bezpečné a vhodné nástroje k práci s informacemi a sdílení právních souborů v rámci své virtuální pracovní skupiny.
Firma Bell Law Group hledala způsob, jak by její zaměstnanci mohli sdílet a ukládat data ve všech pěti kancelářích, jakoby tak činili z jediného místa.
Řešení
Po uplynutí zkušebního období firma Bell Law Group řešení Xerox® Workflow Central přijala a zajistila si tak jednoduchou, zabezpečenou a flexibilní platformu pro firemní použití.
Uživatelé k této platformě mohou přistupovat kdykoli a kdekoli, z počítačů, mobilních zařízení i multifunkčních tiskáren Xerox® ConnectKey®, a snadno převádět PDF dokumenty na upravitelné formáty.
Uživatelé mohou využívat celou knihovnu dostupných pracovních postupů (převádět na formáty MS Office, na audio soubory, provádět automatické redigování dokumentů, překlady atd.).
Jakmile jsou dokumenty upraveny, okamžitě se uloží do cloudového úložiště firmy Bell nebo se zašlou e-mailem klientům s pomocí funkce „šifrování a sledování“, která zaručuje vyšší zabezpečení odesílaných souborů.
Výsledky
Zaměstnanci si na tento nástroj snadno zvykli a žádný si nevyžádal individuální školení.
Advokáti a zaměstnanci firmy nyní mohou převádět a upravovat dokumenty rychleji, ať zrovna pracují kdekoli, a s vědomím, že neporušují žádné interní předpisy.
Funkce „šifrování a sledování“ klientovi umožňuje bezpečně sdílet citlivé soubory mezi pracovníky i externími stranami.
Firma Bell Law Group je nyní schopna klientům poskytovat služby rychleji a plnit své zásady „klient na prvním místě“.
Stáhnout celou případovou studii (PDF) (v angličtině)
Platforma Xerox® Workflow Central
Používejte převod dokumentů na všech svých zařízeních. Kdekoli.
Související články
Poskytovatel školení inovuje způsob vzdělávání a činí obsah přístupnějším.
Školící personál CRC Formation používá Xerox® Workflow Central, aby studentům přinášel nové způsoby, jak se vzdělávat.
Xerox Awarded BLI Smart Workplace Solutions Line of the Year
Buyers Lab (BLI) awarded Xerox with Smart Workplace Solutions Line of the Year Award 6 years in a row. See how we can help you meet the challenges of hybrid work.
How Partners Help a Distributed Workforce Strategy
Midmarket organisations face many challenges with distributed workforces. See how IT departments benefit from trusted partners to modernise remote and hybrid user support.
Make hybrid work, work
See some of Xerox's top tips for making hybrid work, work for both small and medium businesses.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
Getting Started with Xerox® FreeFlow® Core
Join our Xerox virtual webinar to help streamline your pre-press workflow and say goodbye to touchpoints and bottlenecks.
