Jak významná právní firma zabývající se pracovním právem vyřešila výzvy spojené se zpracováním a sdílením dokumentů

Advokáti a další zaměstnanci firmy Bell Law Group používají Xerox^® Workflow Central. To jim v rámci jediné platformy umožňuje bezproblémově konvertovat data a spolupracovat.

Bell Law Group je právnická firma, která zaměstnancům, federálním zaměstnancům a zaměstnavatelům poskytuje dynamické zastupování ve věcech zranění osob a v oblasti pracovního práva. Firma působí po celých Spojených státech a kanceláře má v pěti městech: Washington, New York, Syosset, Garden City a Miami.

Výzva

Obtížné sdílení dat mezi pěti kancelářemi s různými IT sítěmi

Prémiová právnická firma působící v oblasti pracovního práva a zranění osob, Bell Law Group, se za svou více než dvacetiletou historii neustále rozrůstala. Momentálně má kanceláře v pěti městech USA. Její advokáti se podle požadavků klientů často přesunují mezi kancelářemi a denně potřebují mezi kancelářemi sdílet procesní dokumenty.

Kvůli tomu, že každá kancelář používá jinou IT síť a různá softwarová řešení, se přístup, sdílení a zpracovávání dokumentů stalo problémem. Advokáti například v jedné kanceláři použili softwarové funkce ke konverzi, revizi či překladu dokumentů, které v druhé kanceláři nebyly k dispozici nebo byly zcela jiné. Takové nedostatky mohly zaměstnance přimět k používání neschválených nástrojů, aby práci dokončili. To s sebou neslo ztráty času i prostředků a firma byla zranitelná vůči možným bezpečnostním rizikům.

Firma proto hledala způsob, jak svým advokátům a zaměstnancům umožnit snadný přístup k dokumentům ve všech kancelářích v rámci jednoho jednoduchého prostředí. Také hledala řešení, které by zaměstnancům umožnilo přístup ke stejným nástrojům pro zpracování dokumentů z jakékoli kanceláře.

Vzhledem k těmto naléhavým požadavkům firma hledala jednoduché řešení, které by nevyžadovalo intenzivní školení uživatelů a fungovalo by s již zavedenou infrastrukturou.

Firma Bell Law Group, která je dlouhodobým zákazníkem společnosti Xerox, se o pomoc obrátila na Xerox Business Solutions.

Řešení

Flexibilní platforma pracovních postupů

Pracovníci Xerox Business Solutions doporučili právní firmě Bell Law Group, aby zvážila Xerox^® Workflow Central jako spolehlivou a flexibilní platformu, která by spolupracovala s jejich již zavedeným cloudovým úložištěm a poskytovala by nepřetržitý přístup k souborům ve všech kancelářích.

Vzhledem k časové tísni společnost Xerox doporučila provedení zkušebního provozu platformy, než se firma rozhodne pro její přijetí ve všech kancelářích. Takto si firma mohla funkce platformy vyzkoušet v reálné praxi.

Během tříměsíčního zkušebního období firma Bell Law Group zjistila, že nabízené řešení nejen řeší její problémy spolupráce, ale také přináší další funkce týkající se zpracování dokumentů, např. převody dokumentů, překlad, redigování a funkce, která provádí převod ručně psaných poznámek na upravitelné dokumenty.

Výsledky

Advokáti mohou rychle a snadno přistupovat k dokumentům napříč všemi pracovišti a zpracovávat je.

Advokáti firmy nyní mohou prostřednictvím platformy Xerox^® Workflow Central přistupovat, sdílet a zpracovávat dokumenty rychleji a snadněji.

Vzhledem k tomu, že tato platforma spolupracuje s cloudovým poskytovatelem firmy, mohou zaměstnanci sdílet dokumenty a bezpečně spolupracovat v reálném čase – to je zásadní faktor při plnění požadavků časově náročných právních procesů, jako je například hloubková kontrola při fúzích a akvizicích.

Zaměstnanci společnosti Bell mohou bezproblémově a bezpečně přistupovat ke stálým nástrojům, kdykoli chtějí převádět soubory na použitelné a praktické formáty, včetně rychlého překladu, revize a tvorby audio souborů z dokumentů. Mezi klíčové funkce, které se advokátům v rámci každodenní činnosti obzvlášť osvědčily, patří možnost převádět ručně psané poznámky do upravitelného formátu a možnost sumarizovat poznámky.

Toto nově sjednocené prostředí pro spolupráci firmě v konečném důsledku pomáhá optimalizovat její zásady „klient na prvním místě“.

Bell Law Group momentálně testuje další řešení Xerox, aby ještě více vylepšila pracovní postupy svých zaměstnanců a zlepšila služby klientům.