Las nuevas tecnologías y su aporte a la oficina sin papeles


Por Andrés Losada, Director de Marketing del Xerox Distributor Group

La idea de una oficina sin papeles ha existido por casi 40 años; sin embargo, durante ese tiempo la impresión ha aumentado. El porcentaje de trabajadores que necesitan imprimir documentos es tres veces mayor que el de aquellos que evitan imprimir. Además, según explican los especialistas Abigal Sellen y Richard Harper en su libro The Myth of the Paperless Office, las compañías todavía usan un 40% más de papel, incluso luego de haber adoptado el correo electrónico.

Explorar las principales razones por las que la gente imprime puede indicar las barreras que impiden que los trabajadores de oficina adopten procesos totalmente digitales. ¿Es posible para las organizaciones reducir la impresión al remover las barreras, ya sea completa o parcialmente? ¿O son éstas insuperables?

El 50% de las organizaciones aún confía en los documentos en papel para sus trabajos. ¿Por qué ocurre esto? Según un artículo recientemente publicado por Darren Cassidy, director administrativo de Xerox en el Reino Unido, las principales cuestiones por las que la gente imprime documentos en sus lugares de trabajo son:
  • Para leerlos. Hasta hace poco, había motivos válidos por los que la gente podía preferir leer un documento en papel antes que en la pantalla (portabilidad, facilidad de lectura, posibilidad de hacer anotaciones).
  • Para realizar anotaciones
  • Para que sean firmados
  • Porque compartir un documento en formato físico es más destacable
  • Para poder conservarlos y almacenarlos
Pero la tecnología digital tiene una respuesta alternativa para cada una de estas cuestiones. Por ejemplo, las tablets y sus aplicaciones son un soporte que permite replicar de forma digital la experiencia de lectura en papel impreso. Además, las técnicas de trazado digitales dan cada vez más lugar a la posibilidad de realizar anotaciones digitales de forma similar a las anotaciones en el papel. En tanto, el avance de la digitalización de procesos de negocios contribuye a facilitar y promover la firma electrónica. Teniendo en cuenta sus grandes ventajas, la forma digital es la vía preferida para compartir documentos, y su potencial de almacenar grandes cantidades de documentos en papel en sistemas electrónicos es el principal aliciente para reducir la cantidad de papel.

La nueva oficina está diseñada para beneficiar al sector de producción de procesos de gestión documental, impresión y servicios relacionados ya sea a nivel corporativo o de pequeñas y medianas empresas. La innovación revolucionaria de las tecnologías móviles, gracias a las nuevas posibilidades que ofrecen los progresivos avances de las tecnologías de la información, invita al cambio del uso de documentos en papel al electrónico. A pesar de que estos cambios recién han comenzado a aparecer, la implementación de las nuevas tecnologías digitales se instalará cada vez más profundamente. Aunque el uso de documentos impresos ofrece algunas ventajas difíciles de replicar en los documentos digitales con la tecnología actual o de un futuro cercano, muchas de éstas pueden ahora ser alcanzadas digitalmente.