Suunto modernisoi ja optimoi tulostusympäristönsä - tuloksena pienentyneet kustannukset ja parempi käyttäjätyytyväisyys


8.8.2012 - Suunnon toimiston tulostamisympäristö oli päässyt vanhanaikaiseksi ja kirjavaksi. Käytössä oli useita erilaisia laitteita ja laitemalleja, joiden ylläpito ja huolto tulivat kalliiksi. Lisäksi ympäristöä kuormittavaa jätettä syntyi runsaasti ja käyttäjät olivat tyytymättömiä tilanteeseen, joka ei enää vastannut heidän tarpeitaan.

Suunnon ja Office Innovation Finlandin yhteistyön myötä tulostusympäristö muutettiin hallituksi kokonaisuudeksi, joka varmistaa työn sujuvuuden ja tukee Suunnon liiketoiminnan prosesseja. Yhteistyö aloitettiin kattavalla arvioinnilla sekä koko tulostusympäristön uudelleenjärjestelyllä.

"Suunnolle suunniteltiin palvelu, joka sisältää kokonaisvaltaisen tulostusympäristön analyysin ja tarvekartoituksen sekä jatkuvan laitehallinnoinnin myös taloudellisessa mielessä. Lisäksi palveluun kuuluu ennakoiva ylläpito, laitepäivitykset, koulutukset, laitesiirrot sekä tarvikkeiden toimitus. Palvelu koostuu koulutuksesta, Xeroxin mainetta niittäneestä tulostuksenhallintapalvelusta, johon kuluu myös kolmansien osapuolten tulostuslaitteiden hallinta sekä meidän omien innovointiemme tuloksista", kertoo Office Innovations Finlandin toimitusjohtaja Jani Michelsson.

Suunnon tulostamisen kuukausivolyymi on noin 70 000 sivua, josta reilu 15 000 on värillisiä. Avaintekijänä projektissa oli kustannussäästöjen tavoittelu, jotka saadaan aikaan analysoimalla ja järkeistämällä nykyinen laitekanta. Tehokkuuden saavuttamiseksi on oleellista, että laitteet eivät ole yli- tai alikäytettyjä.

"Meiltä puuttui keskitetty tulostamisen strategia, joka taas aiheutti sen, ettei meillä ollut läpinäkyvyyttä tulostamisen kustannuksiin. Käytössämme oli runsaasti henkilökohtaisia tulostimia, jotka olivat käyttökustannuksiltaan kalliita ja vähällä käytöllä. Uudistuksen jälkeen ero on huomattava; tulostusympäristömme ja koko infrastuktuurimme on nyt selkeä, tehokas ja keskitetty ja se vastaa suoraan meidän tarpeisiimme ja vaatimuksiimme", kertoo Suunnon IT-infrastuktuuri- ja palvelumanageri Ari Peltonen.

Kokonaisvaltainen uudistus sai aikaan monenlaisia merkittäviä säästöjä ja parannuksia: tulostamisen kokonaiskustannukset sekä keskimääräinen sivuhinta putosivat noin 15 prosentilla. Energiakulutus väheni 40 prosentilla, kasvihuonepäästöjen määrä 26 prosentilla ja kaatopaikkajätteen määrä 22 prosentilla. Laitteiden määrä vähennettiin 33 laitemallista ja 66 laitteesta 11 malliin ja 23 laitteeseen. Optimoinnin avulla laitteiden käytettävyysaste ja käyttäjätyytyväisyys saatiin aikaisempaa paremmaksi. Yhteisenä tavoitteena on, että 70 prosenttia vikailmoituksista ratkaistaan proaktiivisesti, mikä lisää loppukäyttäjän tuottavuutta merkittävästi.

"Uudistus on helpottanut raportointia ja vähentänyt helpdesk-soittojen ja huoltokäyntien määrää. Palveluun kuuluu myös ennakoiva kulutustarvikkeiden täydennys ja huoltokutsujen hallinnointi, joka säästää meidän omia resurssejamme huomattavasti. Enää meillä ei ole tarvetta varastoida toimistolla suuria määriä tarvikkeita ja se on iso etu", Peltonen summaa.

Uusien laitteiden myötä myös itse tulostaminen on aikaisempaa helpompaa ja yksinkertaisempaa. Päivitettyjen tulostuslaitteiden keski-ikä laski vajaasta seitsemästä vuodesta kolmeen vuoteen. Vaivattomuus ja helppokäyttöisyys vähentävät myös ylimääräisen vahinkotulostamisen määrää.

"Optimoidun tulostusympäristön myötä Suunnolla on tulostamisessaan täysin uusi vaihde. Tulostusympäristön ja infran analysoinnin ja muutosten kautta myös asiakirjahallinnan ja rahankäytön kontrolli on huomattavasti tehokkaampaa", toteaa Michelsson.

Lisätietoja:

Ilpo Ahokas, Xerox Oy, kanavaliiketoiminnan johtaja, puh. 040 586 9272, ilpo.ahokas@xerox.com