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| L'hôpital Winchester District Memorial met en œuvre des solutions INTELLIGENTES de Xerox. |  |  | |
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| | | L'hôpital Winchester District Memorial (WDMH) a été fondé en 1947 avec comme mission de fournir des services de soins de santé et autres services cliniques de qualité à la collectivité locale. Il fait partie d'un réseau qui regroupe plusieurs autres hôpitaux dont le but est d'améliorer l'accès à l'expertise médicale et aux services cliniques qui ne sont généralement pas offerts dans les petites collectivités rurales. Au-delà de sa mission fondamentale, l'hôpital s'efforce de répondre aux besoins changeants en matière de soins de santé, d'exploiter des éléments clés comme la technologie en travaillant avec des partenaires stratégiques afin de se positionner comme chef de file et enfin d'accroître le niveau de service pour ses patients et ses employés. L'un des principaux défis du WDMH concernait le processus relié aux documents, qui présentait divers problèmes comme la prolifération du matériel, l'obsolescence, le contrôle des coûts et l'accès limité aux documents électroniques par le personnel. L'hôpital avait par ailleurs besoin de rationaliser la gestion globale des documents et d'accroître la productivité du personnel.
La solution
Pour relever ces défis, le WDMH a créé un partenariat avec Xerox en vue de rationaliser la gestion des documents. L'équipe de Xerox s'est servie de l'outil XOPA (outil de conseil de productivité au bureau de Xerox) afin de répertorier tout le matériel de bureau de l'hôpital, de mesurer les coûts réels d'impression et de déterminer les possibilités de rationalisation des processus d'affaires clés pour accroître la productivité. La souplesse du logiciel SMARTsend de Xerox a été considérée comme une solution clé pour convertir les documents papier au format électronique en utilisant la fonction de numérisation en association avec des portails multifonctions de Xerox. Le personnel peut ainsi numériser les documents et les envoyer vers le courriel efficacement. Le WDMH a de plus amalgamé cette technologie avec le système ONE Mail du SSHA (Smart Systems for Health Agency) pour permettre l'envoi sécurisé des renseignements sur papier, en format PDF, à partir du bureau du médecin.
Les résultats
La solution de Xerox a permis au WDMH de cesser de transmettre des documents confidentiels par télécopieur, réduisant ainsi ses coûts. Elle met à profit la nouvelle base de données SSHA et sécurise l'échange de renseignements cruciaux sur les patients qui proviennent de son service interne. En rationalisant ce processus d'affaires clé et en analysant l'ensemble de son parc de production de documents, l'hôpital a considérablement amélioré la sécurité des transferts de dossiers de patients à l'intérieur de la collectivité médicale. La normalisation mise en place à l'échelle de l'organisme a de plus permis de réduire les coûts d'acquisition et d'administration. L'utilisation des produits multifonctions de Xerox comme portails électroniques pour soutenir les activités quotidiennes a contribué à accroître l'efficacité du personnel. L'introduction de la couleur dans les applications clés a pour sa part grandement amélioré la qualité de sortie des documents.
Pour télécharger la version intégrale de l'étude de cas, . | | | | |
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