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| Xerox aide l'Hôpital Memorial de Cambridge à fournir des soins à sa communauté |  |  | |
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| | | L'Hôpital Memorial de Cambridge ("HMC") remonte à 1888 , année où il a été le premier hôpital fondé dans le secteur maintenant appelé Région de Waterloo. Employant actuellement plus de1 200 professionnels des soins de santé, l'HMC vise à "être le meilleur hôpital possible" et à continuer de fournir d'excellents soins à ses patients.
Le défi de l'HMC était simple : comme son matériel actuel arrivait à la fin de sa durée de vie utile, qu'il brisait constamment et qu'il provoquait des problèmes de productivité, l'établissement désirait se doter de matériel plus stable pour répondre aux exigences de bureau habituelles et examiner de nouvelles technologies pour profiter des occasions liées à la numérisation et à la gestion des documents.
La solution
Xerox recueille de l'information sur les réussites et exigences de l'HMC depuis les cinq dernières années et elle connaît bien les besoins de l'établissement. Par conséquent, lorsqu'elle a répondu à la demande de proposition émise par l'hôpital concernant son parc d'appareils, Xerox a profité de l'occasion pour présenter une soumission de rechange au client. La soumission qui dépassait les exigences s'attaquait non seulement au problème commercial principal du client, mais aussi aux autres processus commerciaux au sein de l'hôpital.
Xerox a regroupé de nombreuses technologies d'impression dans l'hôpital en installant un parc de modèles Xerox incluant des produits tels que les WorkCentre™ 4150, M20i, 255, 232, 238, 240, 7132, 7655 et le copieur-imprimante Nuvera™ 100. Ces appareils éliminent la nécessité d'avoir des lignes de télécopie analogiques et permettent l'acheminement des télécopies à leur destination ainsi que le flot accéléré de l'information des médecins à la pharmacie. DocuShare™, SmartSend™, Equitrak™ et un serveur de télécopie Castelle™ ont été ajoutés pour faciliter le flot d'information au moyen de l'infrastructure IMT.
Pour aider à éliminer les processus de facturation complexes et les multiples factures, les Services mondiaux de Xerox ont créé et mis en œuvre un plan de communication avec l'hôpital. Les appels de service sont maintenant effectués électroniquement et une seule facture détaillée est créée pour l'hôpital. En outre, l'HMC est capable d'utiliser le portail Web pour commander et communiquer avec Xerox.
La solution Xerox offre aussi à l'HMC une fonction d'analyse continue au cours des cinq prochaines années pour aider l'établissement à passer à un cadre de commerce électronique entièrement intégré.
Les résultats
La mise en œuvre du parc d'appareils Xerox a permis de normaliser le matériel, ce qui a entraîné une productivité accrue pour tous les employés, ainsi que pour le service IMT, la convivialité et des niveaux accrus de satisfaction de la clientèle.
Alasdair Smith, v.-p. - Finances et Services administratifs, affirme que "la normalisation du matériel à elle seule a apporté une amélioration importante sur le plan de la formation des utilisateurs, de la normalisation des fournitures et de la fiabilité du matériel. Nous avons très hâte de voir les incidences à plus terme avec les débouchés mondiaux en matière de gestion des documents".
Ed Norwich, directeur de l'HMC - IMT, affirme "il était essentiel que nous normalisions le matériel du parc. Le nombre d'appels de service a chuté de façon spectaculaire et il est plus facile de résoudre les problèmes des utilisateurs. Nous avons vraiment hâte que la solution de gestion des documents complète soit mise en œuvre dans le cadre d'un projet réel d'économie et d'efficacité d'entreprise. La capacité de partager instantanément la version actuelle d'un fichier avec tous ceux qui en ont besoin, ou au moins de fournir l'accès à ce fichier, éliminera la panoplie de copies existantes qui peuvent ou ne pas être la version la plus à jour. En outre, la capacité de créer des dossiers collaboratifs pour les groupes de travail permettra de réaliser d'autres économies."
La normalisation du matériel et le dimensionnement local approprié des appareils pour répondre aux besoins commerciaux ont entraîné des économies annuelles d'environ 18 % en frais de matériel et de service. Ces économies ont été réalisées même si des fonctions à valeur ajoutée supplémentaires telles que DocuShare, Equitrak, etc. ont été ajoutées au forfait global offert par Xerox. Les économies futures de l'hôpital s'accumuleront à mesure que la stratégie de gestion des documents sera mise en œuvre et que l'impression sera réduite. Un réel changement de culture s'ensuivra en ce qui a trait à l'utilisation et à la production des documents.
L'HMC est en voie d'avoir des dossiers médicaux électroniques complets, dont l'information est protégée, facilement accessible, partageable et transférable électroniquement. Le besoin en copies papier diminue et entraînera des économies de coûts. Les économies réelles n'ont pas encore été déterminées.
"La solution de gestion intégrée des documents de Xerox fait partie intégrante de la stratégie de l'HMC en matière de technologie des affaires. La convivialité relative, les fonctions et la fiabilité permettent aux utilisateurs de passer d'un environnement papier (copies imprimées) à un environnement électronique, qui, de plus en plus, est l'orientation stratégique dans le secteur des soins de santé", a déclaré M. Norwich.
Le partenariat avec Xerox facilitera et appuiera la transition de l'HMC en améliorant continuellement la qualité et la productivité de la gestion de l'information tout en offrant des occasions accrues de réaliser des économies commerciales et de coûts. "Nous croyons vraiment que c'est lorsque nous aurons démontré la solidité de cette technologie que nous pourrons amener nos partenaires des soins de santé sur la voie du partage de fichiers et de la collaboration comme ils n'ont jamais pu le faire auparavant.
Une véritable approche de gestion des documents régionale permettra aux divers volets du système de soins de santé de travailler ensemble plus efficacement qu'auparavant", a déclaré M. Norwich.
La relation avec Xerox est un partenariat positif et important qui permet à l'HCM de participer activement à l'essai et à la validation de nouvelles solutions commerciales au cours des cinq prochaines années. L'HMC est un innovateur en matière de technologie qui s'efforce d'être un chef de file au sein de la communauté et de l'industrie.
Pour télécharger l’étude de cas complète, cliquez ici.
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